在籍証明書（正社員）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
在籍証明書は、就業証明書、勤務証明書、就労証明書、雇用証明書などとも呼ばれています。自社に在職していること、または過去に在職していたことを証明するための書類です。用途として、再就職をする場合に募集企業から求められたり、住宅ローンを組む場合に金融機関から求められたり、外国人の在留資格取得や実務経験の証明など、さまざなシーンで提出を求められることがあります。
提出先別｜求められやすい記載項目
| 提出先 | 必須になりやすい項目 |
|---|---|
| 住宅ローン/賃貸審査 | 雇用形態、勤続年数、勤務先情報、年収 |
| 再就職/転職 | 職種・業務内容、役職、在職期間（入社日・退職予定日） |
| 在留資格/ビザ | 職務内容、雇用期間、勤務時間、勤務先住所・連絡先、署名捺印 |
| 保育園/学童申請 | 勤務日数・就労時間、就労形態（固定/シフト） |
※提出先によって求められる項目は異なります。事前に確認してからDLしてください。
記載項目の構成
必須欄（在職証明として最低限）
- 氏名（フリガナ）
- 採用年月日（在職期間）
- 雇用形態（正社員・契約社員等）
- 勤務先（会社名・所在地・電話番号）
- 発行日
- 証明者（会社名・代表者名・押印）
任意欄（提出先の要件でON/OFF）
- 現住所
- 性別・生年月日
- 所属部署・役職
- 勤務時間・勤務日数
- 給与支給総額
- 社員番号
- 勤務地詳細
※給与・住所など個人情報は「提出先が求める場合のみ」記載するのが安全です。
在職証明書と社員証明書の違い
| 在職証明書 | 社員証明書 | |
|---|---|---|
| 主な用途 | 対外提出（金融機関・転職先・行政） | 社内用・身分証明（取引先・施設入場） |
| 記載の詳細度 | 勤務条件・給与など詳細 | 氏名・所属・在籍期間のみ |
| 正式度 | 高（代表者印・社印必須） | 中（部門印可の場合あり） |
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
- 在籍証明書（正社員）
-
- 社員証明書
社内発行フロー（総務・人事向け）
- 受付：依頼者から「提出先・必要項目・通数・希望日」を確認
- 確認：勤怠システム・雇用契約書・給与台帳で情報を照合
- 作成：テンプレートに転記、上長または代表者の確認
- 発行：社印または代表者印を押印、依頼者へ交付
- 記録：発行ログ（日付・依頼者・提出先）を保管
※発行依頼が多い場合は、勤怠・給与・労務を一元管理できるシステム導入も検討ください。
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