在職証明書の書式テンプレート（Excel・エクセル）

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在職証明書は、就業証明書、勤務証明書、就労証明書、雇用証明書などとも呼ばれています。自社に在職していること、または過去に在職していたことを証明するための書類です。用途として、再就職をする場合に募集企業から求められたり、住宅ローンを組む場合に金融機関から求められたり、外国人の在留資格取得や実務経験の証明など、さまざなシーンで提出を求められることがあります。

書き方の注意点

記載する主な項目は下記の通りです。

• 在職者の氏名・性別
• 生年月日
• 住所
• 採用年月日
• 雇用期間
• 雇用形態
• 仕事の内容・職場における地位
• 就労形態（曜日固定やシフト型）
• 勤務日数・就労時間
• 勤務地
• 給与支給総額
• その他
• 会社の証明印

提出先別チェックリスト（突っ返し防止）

住宅ローン（金融機関）向け

必須項目	注意点
年収（給与総額）	「総支給額」で記載（手取りはNG）
雇用形態	「正社員」「契約社員」等を明記
勤続年数/入社日	入社日から現在までの期間を明確に
会社の代表印	角印ではなく代表者印が必要な場合あり

保育園・自治体向け

必須項目	注意点
就労時間（週/日）	「週40時間」「9:00〜18:00」等を具体的に
勤務曜日	シフト勤務の場合は「シフト制（週5日）」等
勤務地	在宅勤務の場合は「在宅勤務あり」を明記

ビザ申請・実務経験証明向け

必須項目	注意点
職務内容	具体的な業務内容を記載（「営業」ではなく「法人営業」等）
役職/地位	英語表記が求められる場合あり
在職期間	開始日〜終了日（または現在）を明記

よくあるミスTOP5（提出先から突っ返されるパターン）

ミス	影響	回避策
発行日・社印なし	正式書類として無効	発行日＋代表者印を必ず押印
入社日と雇用期間の不整合	書類の信頼性低下	人事記録と照合してから記入
勤務地の省略	保育園審査でNG	「本社」ではなく住所を記載
給与の「総支給/手取り」混同	ローン審査で問題	「総支給額」を明記
会社情報（代表者名/電話番号）抜け	確認連絡で遅延	会社の正式情報を記載

書き方のポイント

1. タイトルの明示:
   • 「在職証明書」というタイトルを明記します。
2. 発行日:
   • 証明書の発行日を記載します。
3. 本人情報:
   • 在職者の氏名、所属部署、役職、入社日などを正確に記載します。
4. 会社情報:
   • 会社名、所在地、代表者名、電話番号など、会社の基本情報を記載します。
5. 証明内容の記載:
   • 在職期間や現在の役職など、証明すべき内容を明確に記載します。
6. 署名・捺印欄:
   • 会社の代表者または担当者の署名・捺印欄を設け、正式な証明書とします。
7. 整形とフォーマット:
   • 文書全体を整形し、見やすくするためのデザインに配慮します。

これらのポイントを考慮して在職証明書を作成することで、正式な証明書としての信頼性を確保できます。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はExcel（エクセル）です。

下記から選んでダウンロードしてご利用してください。

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在職証明書01（保育園・自治体向け）

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在職証明書02（住宅ローン・金融機関向け）

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在職証明書03（ビザ申請・実務経験証明向け）

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