FAX送付状（ファックス送付状）は、FAX送信時に添付する表紙として必要不可欠な文書です。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用いただけます。
FAX送付状の目的と重要性
FAX送付状は、受信者が以下の点を確実に把握するために作成します：
- 誰宛てに送られてきたものか – 受信者の特定
- どこからどこまでの書類か – 送信範囲の明確化
- どの会社から送られてきたものか – 送信者の特定
- 送信内容の概要 – 文書の性質と重要度の判断
これにより、受信者は迅速かつ正確に文書を処理できるようになります。
基本的な作成ポイント
必須記載事項（チェックリスト）
- □ 日付: 書類の左上に送信日を記載
- □ 宛先情報: 左上に受信者情報を記載
- □ 差出人情報: 送信者の詳細情報を記載
- □ 送信枚数: 表紙を含む総枚数
- □ 件名・内容: 送信内容の概要
宛先の正しい記載方法
基本構成: 会社名 → 部署名 → 役職名 → 個人名 + 様
記載例:
株式会社○○商事
営業部
部長 田中太郎 様注意点:
- 個人名の後には必ず「様」を付ける
- 会社名は正式名称を使用（略称は避ける）
- 部署名・役職名も正確に記載
差出人情報の完備
以下の項目を漏れなく記載してください：
- 会社名・部署名
- 担当者名（役職も含む）
- 郵便番号・住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス（連絡手段として）
具体的な記入例
一般的なビジネス文書の場合
件名: 月次売上報告書について
内容: 7月度の売上報告書をお送りします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。急ぎの対応が必要な場合
件名: 【至急】契約書修正版について
内容: 修正した契約書をお送りします。
恐れ入りますが、明日中にご確認をお願いします。資料送付の場合
件名: 参考資料の送付
内容: ご依頼いただきました業界動向資料をお送りします。
ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。よくある間違いと正しい対処法
間違い例1: 敬語の誤用
❌ 悪い例: 「田中部長殿」「○○会社殿」 ✅ 正しい例: 「田中部長 様」「○○会社 御中」
間違い例2: 日付の記載漏れ
❌ 悪い例: 日付欄が空白 ✅ 正しい例: 「令和7年7月15日」または「2025年7月15日」
間違い例3: 送信枚数の不一致
❌ 悪い例: 実際3枚なのに「2枚」と記載 ✅ 正しい例: 「表紙を含めて3枚」と正確に記載
間違い例4: 連絡先情報の不備
❌ 悪い例: 電話番号のみ記載 ✅ 正しい例: 電話・FAX・メールアドレスを併記
法的・実務的な留意点
セキュリティ対策
- 機密文書の取り扱い: 「機密」「社外秘」等の表示を追加
- 個人情報保護: 個人情報を含む場合は適切な注意書きを記載
- 誤送信防止: 送信前のFAX番号確認を徹底
保管・管理のベストプラクティス
- 保管期間: 一般的に3年間の保管が推奨
- 整理方法: 日付・送信先・件名での分類
- 電子化対応: PDFスキャンでのデジタル保管
- 検索性向上: 一覧表での送信履歴管理
関連法規への準拠
- 個人情報保護法: 個人情報を含む文書送信時の注意
- 電気通信事業法: FAX送信の適切な運用
- 会社法: 重要文書の送信記録保持
業界別・用途別カスタマイズ
製造業向け
- 図面番号・仕様書番号の記載欄を追加
- 品質管理部門への同報送信欄を設置
建設業向け
- 工事名・現場名の記載欄を設置
- 安全管理責任者への連絡先を明記
医療機関向け
- 患者情報の機密性に関する注意書きを強調
- 緊急連絡先の明確化
法務関連
- 時効管理のための送信日時の正確な記録
- 送信証明書の添付欄を設置
デジタル化時代への対応
電子FAXシステムの活用
- メール送信時: 件名に「FAX送信」を明記
- PDF添付: 高解像度での文書作成
- 送信履歴: 電子的な記録管理
ペーパーレス化への配慮
- 環境配慮: 必要最小限の情報に絞った簡潔な構成
- デジタル署名: 電子証明書の活用検討
- クラウド管理: オンラインでの送付状作成・管理
効率的な作成・管理方法
テンプレート活用術
- 基本情報の事前登録: よく使用する送信先情報を保存
- 定型文の準備: 業務別の定型メッセージを用意
- 差し込み機能: Wordの差し込み印刷機能を活用
送信前チェックリスト
- □ 送信日が正確に記入されているか
- □ 宛先情報に誤りがないか（特にFAX番号）
- □ 送信枚数が実際と一致しているか
- □ 差出人の連絡先が完備されているか
- □ 件名・内容が適切に記載されているか
- □ 敬語・謙譲語が正しく使用されているか
- □ 添付書類に漏れがないか
トラブル防止策
- 二重確認: 送信前に第三者による確認
- 送信テスト: 初回取引先には事前テストFAXを送信
- 受信確認: 重要文書は電話での受信確認を実施
- バックアップ: 送信記録の複数保存
関連文書との整合性管理
前後の業務フロー
- 文書作成・内容確認
- FAX送付状作成 ← 現在の工程
- 送信実行
- 受信確認
- フォローアップ対応
必要な関連書類
- 送信前: 上司承認書（社内規定による）
- 送信時: 送信証明書（重要文書の場合）
- 送信後: 受信確認書、対応記録
ファイル形式とダウンロード情報
Word形式: 編集しやすく、多くの環境で利用可能 Excel形式: 計算機能付きで数値データの管理に便利
Excel（エクセル）形式をお探しの場合はこちらよりお探しください。
Word（ワード）のテンプレートは下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- FAX送付状01
最もベーシックな構成で、あらゆる業務に対応可能な汎用性の高いテンプレート
- FAX送付状02
送信内容の詳細記載欄が充実した、重要文書の送信に適したタイプ
- FAX送付状03
用紙の節約を重視した省スペース設計で、簡潔な情報伝達に最適
- FAX送付状04
確認項目や対応依頼をチェック形式で明示できる機能的なデザイン
- FAX送付状05
メッセージ欄を大きく取り、詳細な説明や特記事項の記載に適している
- FAX送付状06
企業ロゴやレターヘッドの配置を考慮した、正式文書に適したフォーマット
- FAX送付状07
視認性を向上させた現代的なレイアウトで、受信者の注意を引きやすい
- FAX送付状08
実務で頻繁に使用される項目を整理し、効率的な記入が可能な構成
- FAX送付状09
様々な業種・用途に対応できるよう項目を調整した汎用性重視タイプ
- FAX送付状10
送信管理や追跡機能を強化した、組織的な文書管理に適したフォーマット
