回答書（取引条件の変更依頼）の書式テンプレートです。依頼などについて「承諾しました」という意思表示を伝えるために作成し発信する文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも必要です。
問い合わせに関する回答は、たとえ期限に余裕があっても、受け取ったらすぐに対応するのがマナーです。もし、回答までに時間がかかる場合は、まずその旨を先方に伝えてから後日正式に回答します。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶と感謝の意:
- 季節の挨拶や日頃の支援に対する感謝の言葉を述べ、丁寧に文書を始めます。例：「拝啓 ○○の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」。
- 依頼内容の承諾と検討結果の通知:
- 取引条件の変更依頼について、検討した結果を明確に伝え、承諾する旨を記載します。例：「早速ですが、この度の貴社のご依頼につきまして社内にて検討致しました結果、ご提示頂いた条件にて了承させて頂くことと致します」。
- 取引継続への意欲表明:
- 今後も良好な取引を継続する意欲を示し、相手との信頼関係を強調します。例：「弊社と致しましても、貴社と取引を継続したく存じますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます」。
- 案内の締め方:
- 「敬具」で文書を締め、ビジネス文書としての体裁を整えます。
これらのポイントを押さえて回答書を作成することで、相手に対して丁寧で明確な取引条件の変更承諾を伝えることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
