経緯報告書（社外用）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
経緯報告書とは、何らかの経過を報告するための文章で、たとえば業務上のトラブルやクレーム、事故・業務災害などの経過について用います。
報告書や顛末書は事態が終わったあとに、その一部始終を報告するものです。一方、経緯報告書は、事態がまだ終わっていない状況で、その途中経過を報告するものです。
一般的には下記のような項目で整理することが望ましいです。
- 発生日時
- 発生場所
- 内容・・・事態の概要
- 現状・・・現時点での状況
- 経過・・・発生から現状に至る経緯
また、時系列で発生した事態と関わった人物、判断や伝えた内容について書き、事実をありのまま伝えましょう。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
経緯報告書：社内用と社外用の違い
| 項目 | 社内用 | 社外用 |
|---|---|---|
| 提出先 | 上司・関係部署 | 取引先・顧客 |
| 文体 | 簡潔な報告調 | 丁寧な敬語表現 |
| 詳細度 | 詳細な経緯・原因分析 | 必要最低限の事実 |
| 謝罪表現 | 簡潔または省略 | 冒頭・末尾に明記 |
クレーム対応時の経緯報告書の書き方
クレーム対応で社外向け経緯報告書を作成する際は、以下の5ステップで整理すると効果的です。
ステップ1：事実の時系列整理
発生日時・対応日時を明確にし、「いつ」「何が起きたか」を客観的に記載します。主観的な解釈は避けましょう。
ステップ2：原因の特定
原因が判明している場合は簡潔に記載します。調査中の場合は「現在原因を調査中」と明記し、報告時点での状況を正直に伝えます。
ステップ3：現在の対応状況
既に実施した対応内容と、現在進行中の対応を記載します。具体的な対応内容を示すことで、誠意が伝わります。
ステップ4：再発防止策
今後の再発防止に向けた具体的な施策を記載します。「チェック体制の強化」「マニュアルの見直し」など、実行可能な内容を明示しましょう。
ステップ5：謝罪と今後の対応
文末に改めて謝罪の意を表し、今後の対応方針や連絡先を明記します。
よくある質問（FAQ）
Q: 経緯報告書と顛末書の違いは？
A: 経緯報告書は事態の途中経過を報告するもので、問題が継続中に作成します。顛末書は事態が終結した後に、一部始終を報告する文書です。
Q: 社外向け経緯報告書で避けるべき表現は？
A: 言い訳や責任転嫁と受け取られる表現は避けましょう。「〜のせいで」「やむを得ず」などの表現よりも、事実を淡々と記載し、対応策に焦点を当てることが重要です。
Q: いつまでに提出すべき？
A: 社外向けの場合、問題発生から24〜48時間以内の初期報告が望ましいです。詳細が判明していなくても、現時点での状況を速やかに報告することが信頼維持につながります。
