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サービス終了確認書のExcel(エクセル)の書式テンプレートを会員登録不要で、無料でダウンロードできます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
作成のポイント
1. 基本情報の明記
- 宛先情報:
- 顧客の会社名、住所、担当者名を記載。
- 連絡先(電話番号、FAX番号)を明記。
- 発行者情報:
- 自社名、住所、担当者名、連絡先を明記。
2. サービス終了の詳細
- 商品名・プラン名: 対象となるサービスの具体的な名称を記載。
- 申込日: サービス申し込み日を明記。
- サービス提供期間:
- 開始日
- 終了日
- サービス終了理由(必要に応じて): 明確に説明することで顧客の理解を得る。
3. 通知文の構成
- 挨拶文: 丁寧な感謝の言葉を冒頭に記載。
- 終了報告:
- サービス終了の理由や背景を簡潔に説明。
- 今後の対応について(代替サービスやサポート窓口など)記載。
- 感謝の言葉: サービス利用に対する顧客への感謝を伝える。
4. 記載内容の整理
- わかりやすいレイアウト:
- タイトルやセクションごとに分け、視認性を向上。
- 重要事項(終了日、商品名)を強調。
- 日付の明記: 文書の発行日を明確に記載。
5. フォローアップの記載
- 代替サービスの提案: 終了後も継続して利用可能なサービスを案内。
- サポート窓口:
- 問い合わせ先(電話番号、メールアドレス)を記載。
- 対応時間を明記。
6. 承認と確認
- 確認欄(必要に応じて):
- 顧客が確認した証拠として、署名または押印欄を設置。
7. 法的要件への対応
- 契約内容の明記(必要な場合):
- 契約期間や終了の条件が契約書に基づいていることを明示。
- 適切な表現: 顧客に誤解を与えないよう、法的に正確な表現を使用。