クレーム報告書05のダウンロード

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テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。

作成のポイント

1. タイトルと基本情報
   • 文書のタイトルとして「クレーム報告書」を明記。
   • 作成日を右上に記載（例: ○○年○○月○○日）。
   • 提出先：「○○部長 ○○○○○様」と記載。
   • 作成者：「○○部 ○○○○」を明示。
2. 顧客情報
   • 顧客名：氏名と住所、年齢を記載（例: 「○○○○様（○○在住） ○○歳」）。
   • 顧客番号：対応管理のため顧客番号を明記。
   • 連絡手段：電話やメールなどの連絡方法を記載。
3. クレーム内容
   • 発生状況を具体的かつ簡潔に記載。
     例:
     「畳の部屋で製品を充電中、異常発熱により畳の一部を焦がした。」
4. 対応状況
   • クレーム発生後の対応を詳細に記載。
     例:
     • 「連絡当日、顧客宅を即訪問。」
     • 「状況の説明を受け陳謝。」
     • 「新製品との交換実施。」
     • 「畳修繕費用の領収書を後日送付してもらう手配。」
5. 原因と対策
   • 問題の原因分析と対応策を記載。
     例:
     • 原因：「製品の一部に熱に弱い部分があり、経年劣化によりコードが溶け、異常発熱が発生。」
     • 対策：「リコール報告を行い、全製品の回収広告を出した。」
6. 締め
   • 「以上」で文書を締める。
7. フォーマット
   • 箇条書きを活用して、情報を整理しやすくする。
   • 重要な情報（原因と対策）は強調して記載。
8. 注意点
   • 客観的かつ事実に基づいた記載を心がける。
   • 顧客への対応に誠意を示す文言を含める。

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