クレーム処理報告書04のダウンロード

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テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。

作成のポイント

1. タイトル
   • 「クレーム処理報告書」と記載し、文書の目的を明確にする。
   • 日付（令和○年○月○日）を右上に記載。
2. 基本情報の記載
   • 受付部署：クレーム対応を受け付けた部署を明記。
   • 担当者：担当したスタッフの名前を記載。
   • 受付日時：具体的な日時（令和○年○月○日○時○分）を正確に記載。
3. 顧客情報
   • 顧客氏名：クレームを提出した顧客の氏名を記載。
   • 連絡先：顧客への連絡が可能な電話番号やメールアドレスを記載。
4. クレームの内容と原因分析
   • クレームの具体的な内容を簡潔に記載。
     例: 「購入した商品○○に傷がついていたため返品を希望された。」
   • 発生原因について分析し、詳細を記載。
     例: 「商品検品の際、担当者の見落としによる初期不良が原因と考えられる。」
5. 対応内容
   • 顧客に対して行った対応を具体的に記載。
     例: 「返品を受け付け、新しい商品を即日発送した。また、電話にて謝罪を行った。」
6. 結果の記載
   • 対応後の結果や顧客の反応を記載。
     例: 「顧客から迅速な対応に感謝の言葉をいただき、問題解決に至った。」
7. 承認欄
   • 報告書の承認を求める欄を設ける（例: 「承認者」「承認日」）。
8. 注意点
   • クレームの記録は事実を正確に記載する。
   • 感情的な表現を避け、冷静で客観的なトーンを維持する。

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