クレーム処理報告書02のダウンロード

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テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。

作成のポイント

1. 構成のポイント

• 基本情報:
  • 発生日（令和○年○月○日）と時間（午前/午後 ○時○分）を明記。
  • 顧客の氏名および連絡先を記載（プライバシーに配慮し適切に管理）。
• クレーム内容:
  • 具体的な事象や顧客の意見を簡潔かつ詳細に記述。
  • 発生条件や状況も併せて記載することで問題点を明確化。
• 経過:
  • クレーム発生から対応までの流れを時系列で整理して記載。
  • 担当者の行動や顧客とのやり取りも含む。
• 対応:
  • 実施された対応内容や解決策を具体的に記載。
  • 顧客の反応や現状の進捗状況も補足。
• 原因:
  • 問題の原因を詳細に分析し、発生メカニズムを明確化。
  • 関連部門や業務プロセスの課題も含める。

2. 文体と表現

• 簡潔で正確:
  • 客観的な事実を記載し、感情的な表現を避ける。
• 構成の分かりやすさ:
  • 各セクションを分けて記述し、要点を箇条書きにすることで読みやすく。

3. フォーマットとレイアウト

• 署名・確認欄:
  • 報告書の責任を明確にするため、作成者と確認者の署名欄を配置。
• 余白と段落:
  • 内容が詰まりすぎないように適度な余白を設け、読みやすいレイアウトに。

4. 活用のポイント

• 情報共有:
  • 関係者間での共有を通じて、再発防止や業務改善に活用。
• データベース化:
  • 同様のクレームが発生した際に活用できるよう、データベースとして保存。

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