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議事録は会議などの討議内容や議決結果を整理し、社内や部署内で共有することを目的とした書類です。会議での決定事項を正確に記録し、その場にいない方や、後々時間が経過してから見ても、議事録を見る事で内容が分かるように記載する必要があります。
また、議論の結果として、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、どのように）を記載することで、責任の所在が明確になります。議事録の内容として、下記を記載しましょう。
- 会議等を行った日時
- 会議場所
- 会議の出席者
- テーマ（何のために会議が開かれたか）
- 目的（会議のゴールはどこにあるか）
- 議題（テーマの中で決めなければいけないのか）
- 討議内容（会議で何が決まり、誰が発言し、誰の責任となったか）
書き方の注意点
- 定型化して、記入しやすく、読みやすいものにします。
- 議事録や決定事項を要約して箇条書きにします。先送りの課題も報告しておきます。
書き方のポイント
会議基本情報の記載
- 日時: 会議が行われた日時を「令和○年○月○日 ○時～○時」と正確に記載します。これにより、会議の実施タイミングを明確に記録できます。
- 場所: 会議が開催された場所を記入します。会議室や本社オフィスなどの場所を具体的に記載します。
2. 出席者と欠席者の記載
- 出席者: 出席したメンバーの名前と役職を記載します。社内出席者と社外出席者を分けて記載する場合もあります。
- 欠席者: 欠席者がいる場合は、その名前と役職を記載します。これにより、出欠確認が容易になります。
3. 議題と議事内容
- 議題: 会議で取り上げられた議題を番号をつけて明確に記載します。各議題に対して、何が話し合われたのかを具体的に示すため、発言内容を簡潔にまとめます。
- 議事内容: 各発言者の発言内容を簡潔に記録します。「発言者＞」という形式で発言者ごとに記録するとわかりやすくなります。
4. 決定事項
- 会議で決定された事項を明確に記載します。各議題ごとに「決定事項」をまとめ、誰が何を実行するかが分かるように記載します。これにより、会議後の行動計画が明確になります。
5. 次回決定事項や連絡事項
- 次回の会議に向けて決められた事項や、連絡すべき事項を記載します。次回の議題や必要な準備が明確になるようにしましょう。
6. 記入担当者の署名
- 議事録の記入者（書記）の名前や役職を記載します。これにより、議事録が誰によって作成されたのかが明確になります。
7. 締めの言葉
- 会議終了時刻を記載し、議長または司会者が会議を締めたことを明確にします。会議の正式な終了が確認できる形にします。
これらの要素を取り入れて議事録を作成することで、会議内容を正確かつ効率的に記録でき、後からの参照や確認もスムーズになります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 議事録01
- 議事録02
- 議事録03
- 議事録04
