督促状（請求書未着）の書式テンプレート（Word・ワード）

督促状（請求書未着）の書式テンプレートです。こちらの要求に対応してくれない受信者に、支払いなどを督促する文書です。受信者が契約の履行を怠っている場合などに催促し、行動してもらいましょう。

書き方の注意点

困惑している状況を、具体的かつ簡潔に示して、素早い対応を促します。
請求状を送付後に事態が改善されなかった場合、二度目からの請求は督促になります。
督促の強さは相手によって微妙に変えます。

こちらが困っていることを記載してから、受信者への要求を記載します。遅れている理由が故意ではない場合もあるので「行き違いの場合はお許しください」という一文を記載します。

書き方のポイント

宛名の明記
送付先の会社名、部署、担当者名を明記します。例として「株式会社○○○○ ○○部 ○○○○様」とし、送付先が明確になるようにします。
挨拶文の記載
季節の挨拶や感謝の言葉から始め、ビジネス上の礼儀を示します。例：「拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。」と丁寧に挨拶を述べます。
請求書未着の説明と依頼
請求書が未着である旨を具体的に説明し、速やかな対応を依頼します。「弊社にて確認させて頂きましたところ、貴社の○月分の請求書が未着となっております。経理処理上、至急ご確認いただき、ご請求書をご送付頂きますようお願い申し上げます。」と記載します。
期日の設定と支払いの影響
請求書が遅れた場合の支払い期日についても記載し、相手に了承を求めます。「なお、弊社締日は毎月末日となっております。○○日を過ぎて到着した請求書へのお支払いは翌々月となります旨、ご了承下さい。」と説明します。
行き違いの対応
請求書が既に送付されている場合の対応についても配慮を示します。「本状と行き違いでご請求書をお送りいただいておりました際には、悪しからずご容赦くださいますようお願い申し上げます。」と記載します。
結びの挨拶
丁寧に締めくくり、「敬具」で文書を結びます。
署名と連絡先
送付者の会社名、担当者名、連絡先などを記載し、正式な督促状としての体裁を整えます。