督促状（請求書ご送付）の書式テンプレートです。こちらの要求に対応してくれない受信者に、支払いなどを督促する文書です。受信者が契約の履行を怠っている場合などに催促し、行動してもらいましょう。
書き方の注意点
- 困惑している状況を、具体的かつ簡潔に示して、素早い対応を促します。
- 請求状を送付後に事態が改善されなかった場合、二度目からの請求は督促になります。
- 督促の強さは相手によって微妙に変えます。
こちらが困っていることを記載してから、受信者への要求を記載します。遅れている理由が故意ではない場合もあるので「行き違いの場合はお許しください」という一文を記載します。
書き方のポイント
- 宛名の明記
送付先の会社名、部署、役職、担当者名を明記します。例：「株式会社○○○○ ○○部長 ○○○○様」とし、誰に向けた文書であるかを明確にします。 - 挨拶文の記載
季節の挨拶や日頃の感謝を伝える言葉から始めます。「謹啓 平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。」と丁寧に挨拶を述べます。 - 請求書未着の説明とお願い
請求書が未着であることを説明し、速やかに請求書を送付するよう依頼します。「去る令和○年○○月○○日に納品いたしました貴社商品につきまして、お約束ではお支払いが○月末となっているかと存じますが、ご請求書が弊社にて確認できないようでございました。」と記載し、対応を促します。 - 期日の設定と対応のお願い
請求書の送付が遅れる場合の対応についても記載します。「貴社よりご請求書を○○月○○日までにいただけない場合は、弊社事務処理の都合上でお支払いを○○月にさせていただきますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。」と述べ、期日を明示します。 - 行き違いの際の対応
万が一、すでに送付されている場合の対応についても配慮を示します。「行き違いにてご送付いただいておりました際には、悪しからず、ご容赦くださいませ。」と記載し、相手に安心感を与えます。 - 結びの挨拶
丁寧に締めくくり、「謹白」で文書を結びます。
これらのポイントを押さえて督促状を作成することで、未着の請求書に対する丁寧な対応と依頼を伝えることができます。督促状はビジネス上の信頼関係を維持するために重要な文書であり、誠実で明確な表現が求められます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
