督促状（代金支払い）の書式テンプレート（Word・ワード）

督促状（代金支払い）の書式テンプレートです。こちらの要求に対応してくれない受信者に、納品などを督促する文書です。受信者が契約の履行を怠っている場合などに催促し、行動してもらいましょう。

書き方の注意点

前文は省略して抗議の意思を表明します。
こちらの苦境を訴え迅速な対応を促します。
ペナルティーや訴訟について言及し、圧力をかけることもありますが、感情的にならないほうが効果的です。

こちらが困っていることを記載してから、受信者への要求を記載します。遅れている理由が故意ではない場合もあるので「行き違いの場合はお許しください」という一文を記載します。

書き方のポイント

宛名の明記
文書の冒頭に、送付先の会社名、担当者名、住所を記載します。例：「株式会社○○○○○○○○様」とし、誰に向けた文書かを明確にします。
挨拶文の記載
季節の挨拶や感謝の言葉から始め、ビジネスの礼儀を示します。「拝啓貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素よりお引き立て賜り、厚くお礼申し上げます。」と、丁寧に挨拶を述べます。
未払いの説明と支払い依頼
支払い期日が過ぎている旨を具体的に説明し、速やかな支払いを依頼します。「令和○年○○月○○日付にて当方よりご請求申し上げました商品代金につきまして、弊社にて確認させて頂きましたところ、ご入金いただけていないようでございます。」と記載し、対応を促します。
支払期日の設定
具体的な支払い期限を設定し、迅速な対応を依頼します。「本状到着後５日間以内にお支払いいただきますようお願い申しあげます。」と記載し、期日を明示します。
行き違いの対応
万が一、既に支払われている場合の対応についても記載します。「本状と行き違いにお支払いの際は、悪しからずご容赦願います。」と述べ、相手に安心感を与えます。
請求内容の記載
支払いの詳細をリスト化し、わかりやすく記載します。「○○商品代金 ○○円×○個」と具体的に書き、支払い対象を明確にします。
結びの挨拶
丁寧に締めくくり、「敬具」で文書を結びます。
署名と連絡先
送付者の会社名、担当者名、連絡先を明記し、正式な督促状としての体裁を整えます。