督促状（ご利用料金）の書式テンプレートです。こちらの要求に対応してくれない受信者に、支払いなどを督促する文書です。受信者が契約の履行を怠っている場合などに催促し、行動してもらいましょう。
書き方の注意点
- 困惑している状況を、具体的かつ簡潔に示して、素早い対応を促します。
- 請求状を送付後に事態が改善されなかった場合、二度目からの請求は督促になります。
- 督促の強さは相手によって微妙に変えます。
こちらが困っていることを記載してから、受信者への要求を記載します。遅れている理由が故意ではない場合もあるので「行き違いの場合はお許しください」という一文を記載します。
書き方のポイント
- 宛名の明記
送付先の会社名、部署、担当者名を明記します。例：「株式会社○○○○ 山田様」と記載し、誰に向けた文書であるかを明確にします。 - 挨拶と未納金の確認
最初に、未納となっている利用料金についての挨拶と説明を記載します。「去る令和○年○○月○○日付にてご請求いたしました貴社の○○○使用料につきまして、本日までその入金の確認ができておりません。」と述べ、未納である事実を伝えます。 - 支払いのお願いと支払期日
支払いの依頼と具体的な支払期日を明示します。「つきましては、ご請求金額○○万円につき、来る令和○年○○月○○日までに全額お支払い頂きたく、ここに改めてご請求申し上げます。」と記載し、期限を明確に示します。 - 法的手続きの注意喚起
支払いがない場合の法的手続きについての注意事項を記載します。「万一指定期日までにお支払いなき場合は、誠に遺憾ながら然るべき法的手続きを取らざるを得ませんので、ご承知おきくださいますよう、予め申し添えます。」と、適切な対応を促します。 - 振込先の明記
振込先口座情報を明記します。例：「振込先口座 △△銀行 △△支店 普通 ○○○○○○○○ 株式会社△△△△」とし、相手がすぐに支払い手続きができるようにします。 - 結びの挨拶
丁寧な結びで締めます。「何卒宜しくお願い申し上げます。」といった文言で誠意を持ってお願いを伝えます。 - 署名と連絡先
発行者の会社名、住所、代表者名などの連絡先情報を記載し、正式な督促状としての体裁を整えます。
これらのポイントを押さえて督促状を作成することで、未払い金の支払いを丁寧に促し、相手に誠実な対応を求めることができます。督促状は法的な意味も含む重要な文書であり、正確かつ明確な表現が求められます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
