理由書の書式・文例テンプレート（Word・ワード）

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テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

差し戻されない理由書の書き方

NG表現→OK表現

NG（差し戻しリスク）	OK（通りやすい）
「担当者のミスです」	「確認プロセスの不備により…」
「忙しかったため」	「業務集中により確認が不十分となり…」
「システムエラーでした」	「システム上の表示確認が漏れ…」

理由の書き方（3段構成）

1. 事実：何が起きたか（日時・内容を具体的に）
2. 原因：なぜ起きたか（責任転嫁しない）
3. 再発防止：今後どうするか（具体的な対策）

再発防止策の具体例

• ダブルチェック体制の導入
• チェックリストの作成・運用
• 工程の見直し・変更
• 教育・研修の実施
• 検査記録の保管

提出先へのお願い文（テンプレ）

つきましては、本理由書をご確認のうえ、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

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理由書テンプレート

• 理由書

書き方のポイント（一般理由書）

基本情報

• 作成日：文書の右上に日付を記載します（例：令和○年○月○日）。
• 宛先：正式な会社名や担当者の役職名を記載します（例：○○○○殿）。
• 差出人情報：自社の住所や会社名、代表者の氏名と印を捺印します。

内容の記載

• 誤りの説明：何の届書に対して誤りがあったか、具体的に説明します。
• 理由：誤りが発生した原因を明確に記載します（例：社内の連絡ミスなど）。
• 対策とお願い：今後の対策や再発防止策を述べ、今回の誤りに対して配慮をお願いする表現で締めます。

書式

• 「記」および「以上」を使用し、見やすく整理して書くことが重要です。

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理由書（不良品発生について）テンプレート

• 理由書（不良品発生について）

書き方のポイント（不良品発生）

基本情報

• 作成日：書類の右上に記載します（例：○○年○○月○○日）。
• 宛先：正式な部署名や担当者名を記載（例：○○○長 殿）。
• 差出人情報：自社の部署名、担当者名と捺印。

内容の記載

• 事案の説明：不良品が発生した日時と製品名・数量を記載します。
• 発生原因：具体的な原因を箇条書きで記載します。人為的ミスや製造上の問題など、明確に特定します。
• 対策と対応：再発防止策や従業員への指導について具体的に記載します。
• 顧客対応：顧客からのクレームや対応状況についても説明します（例：交換済であることなど）。

書式

• 「記」を使って内容を整理し、「以上」で締めます。

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