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業務効率化ツールを比較する →差し戻されない理由書の書き方
NG表現→OK表現
| NG（差し戻しリスク） | OK（通りやすい） |
|---|---|
| 「担当者のミスです」 | 「確認プロセスの不備により…」 |
| 「忙しかったため」 | 「業務集中により確認が不十分となり…」 |
| 「システムエラーでした」 | 「システム上の表示確認が漏れ…」 |
理由の書き方（3段構成）
- 事実：何が起きたか（日時・内容を具体的に）
- 原因：なぜ起きたか（責任転嫁しない）
- 再発防止：今後どうするか（具体的な対策）
再発防止策の具体例
- ダブルチェック体制の導入
- チェックリストの作成・運用
- 工程の見直し・変更
- 教育・研修の実施
- 検査記録の保管
提出先へのお願い文（テンプレ）
つきましては、本理由書をご確認のうえ、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
✅ 入力するのは5項目だけ
- 文書名：理由書／不良品発生報告書
- 宛先：提出先の会社名・部署名・担当者名
- 事案：何が誤り／何が起きたか
- 原因：なぜ起きたか
- 再発防止＋お願い：対策と依頼事項
- 発生日時
- 製品名・型番
- 数量・ロット番号
- 対応状況（交換/回収/返金）
理由書テンプレート
- 理由書
書き方のポイント（一般理由書）
基本情報
- 作成日：文書の右上に日付を記載します（例：令和○年○月○日）。
- 宛先：正式な会社名や担当者の役職名を記載します（例：○○○○殿）。
- 差出人情報：自社の住所や会社名、代表者の氏名と印を捺印します。
内容の記載
- 誤りの説明：何の届書に対して誤りがあったか、具体的に説明します。
- 理由：誤りが発生した原因を明確に記載します（例：社内の連絡ミスなど）。
- 対策とお願い：今後の対策や再発防止策を述べ、今回の誤りに対して配慮をお願いする表現で締めます。
書式
- 「記」および「以上」を使用し、見やすく整理して書くことが重要です。
理由書（不良品発生について）テンプレート
- 理由書（不良品発生について）
書き方のポイント（不良品発生）
基本情報
- 作成日：書類の右上に記載します（例：○○年○○月○○日）。
- 宛先：正式な部署名や担当者名を記載（例：○○○長 殿）。
- 差出人情報：自社の部署名、担当者名と捺印。
内容の記載
- 事案の説明：不良品が発生した日時と製品名・数量を記載します。
- 発生原因：具体的な原因を箇条書きで記載します。人為的ミスや製造上の問題など、明確に特定します。
- 対策と対応：再発防止策や従業員への指導について具体的に記載します。
- 顧客対応：顧客からのクレームや対応状況についても説明します（例：交換済であることなど）。
書式
- 「記」を使って内容を整理し、「以上」で締めます。
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