断り状（申込み）の書式テンプレート（Word・ワード）

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申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。

申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。

書き方の注意点

関係を壊さぬよう配慮して断ります。
無為な詮索や同情は慎みます。
役に立ちたいが、事情が許さないという形にするのがよいでしょう。
断る理由を簡潔に伝えます。

書き方のポイント

丁寧な挨拶と感謝
- 時候の挨拶や、申し込みに対する感謝を最初に述べることで、相手に対する誠意を示します。
- 例文：「拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。」
申し込み内容の確認
- 相手からの申し込みを確認し、それをしっかりと受け止めたことを伝えることで、申し込みに対する感謝の気持ちを強調します。
- 例文：「この度、弊社が募集広告を打ち出しておりました代理店募集の広告をご覧頂きお申し込みいただいた件ですが、確かに弊社にて確認させて頂きました。」
断る理由を明確に説明
- 断る理由を丁寧に、具体的に説明し、相手に納得してもらえるよう配慮します。例えば、他の申し込みを優先したことや、地域に既に特約店が存在することなど、事情を明確に述べます。
- 例文：「折角ではございますが、○○様のお申し込みに先立ってお申し込みを頂いた方のお申し込みを受領しており、この度のお申し出につきましては、お断りせざるを得ません。」
謝罪と理解を求める
- 相手に迷惑をかけたことへの謝罪を述べ、事情を理解してもらえるようにお願いをします。
- 例文：「弊社事情であり、○○様にはご迷惑をおかけ致しまして申し訳ございませんが、何卒事情ご賢察のうえ、ご了承下さいますようお願い申し上げます。」
簡潔な締めの挨拶
- 最後に、相手の理解を再度お願いしつつ、将来の発展を祈る旨の締めの挨拶を行い、誠実な印象で文章を終わらせます。
- 例文：「大変恐縮ではございますが、まずは書中にて依頼申し上げますとともに、○○様のご発展を心よりお祈り申し上げます。」