断り状（新規お取引ご提案）の書式テンプレートです。申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。
申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。
書き方の注意点
- 関係を壊さぬよう配慮して断ります。
- 無為な詮索や同情は慎みます。
- 役に立ちたいが、事情が許さないという形にするのがよいでしょう。
- 断る理由を簡潔に伝えます。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶と感謝
- 初めに、時候の挨拶と共に、取引の提案に対する感謝の気持ちを表します。これは、相手への配慮と感謝の意を伝えるために重要です。
- 例文：「拝復 〇〇の候貴社ご盛業のこととお喜び申し上げます。先般は新規お取引のお申し込みを頂戴し、誠に有難く、深謝申し上げます。」
- 現状の説明
- 自社の現状を説明し、相手方に取引を断る理由を明確に伝えます。例えば、商品供給が難しい状況などの事実を具体的に述べ、理解を得られるようにします。
- 例文：「当社製品〇〇〇〇〇〇は、予想を大きく上回る好評を頂き、生産が受注量に追いつかない状況が続いております。」
- 取引の開始が難しい理由を丁寧に説明
- 相手との新規取引が難しい理由を、相手に迷惑をかける可能性があることを示しながら、丁寧に説明します。
- 例文：「貴社と新規のお取引を開始させて頂きましても、ご迷惑をおかけすることは明らかでございます。」
- 謝罪と理解をお願いする
- 相手に対して丁寧にお詫びを述べ、事情を理解してもらえるようお願いする言葉を添えます。
- 例文：「誠に遺憾に存じますが、今回のご提案に関しましては、止むを得ずお申し入れを辞退させて頂きたく存じます。」
- 簡潔な締めの挨拶
- 最後に略式ながら書面での通知であることを述べ、誠実に締めくくります。
- 例文：「略式ながらまずは書面をもちましてお詫び申し上げます。」
補足的なポイント
- 配慮した言い回し： 丁寧な言葉遣いを使用し、相手に失礼がないように工夫することが大切です。
- 理由を具体的に説明： 拒否の理由は、できるだけ具体的に説明し、相手が納得しやすいようにしますが、必要以上の詳細は避けることで、簡潔かつ礼儀正しい文章にします。
これらのポイントを踏まえることで、相手に対して配慮しながら断りの意思を伝えることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
