会社・事務所の移転時に欠かせない移転挨拶状の書き方を、初心者でも安心して作成できるよう詳しく解説します。会員登録不要・無料でテンプレートをダウンロードして、すぐにご利用いただけます。
移転挨拶状の基本知識
移転挨拶状とは
移転挨拶状は、会社や事務所の所在地変更を関係者に正式に通知するビジネス文書です。単なる住所変更の連絡に留まらず、移転を機により一層の発展を目指す意欲を示し、継続的な取引関係や信頼関係の維持・強化を図る重要なコミュニケーションツールです。
移転挨拶状の目的と効果
- 正確な情報伝達：新住所・連絡先の確実な周知
- 関係継続：既存の取引先・顧客との関係維持
- 信頼構築：組織の発展と安定性のアピール
- ブランディング：企業イメージの向上と新たなスタートの印象付け
- 実務円滑化：郵便物や連絡の確実な届達確保
法的効力と商業登記との関係
移転挨拶状自体に法的拘束力はありませんが、会社法に基づく本店移転登記や各種届出と密接に関連します。特に法人の場合、商業登記の変更手続きと連動して適切なタイミングでの通知が求められます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
重要取引先・大口顧客向け
- 最も格式の高い敬語・謙譲語を使用
- 移転理由の丁寧な説明
- 今後の取引継続への強い意欲表明
一般取引先向け
- 標準的なビジネス敬語を使用
- 簡潔で分かりやすい情報提供
- 変更手続きへの協力依頼
従業員・関係者向け
- 親しみやすさと礼儀のバランス
- 移転の背景や今後の展望の共有
- 新環境での協力依頼
必須記載事項チェックリスト
- 時候の挨拶（季節に応じた適切な表現）
- 移転実施日（正確な年月日）
- 新住所（郵便番号・都道府県から詳細まで）
- 新電話番号・FAX番号
- 新メールアドレス（変更がある場合）
- 業務開始日（移転日と異なる場合）
- 旧住所からの移転理由（簡潔に）
- アクセス情報（最寄り駅・交通手段）
- 今後の抱負・決意
- 継続的な支援・協力のお願い
- 結びの挨拶
- 発信日・会社名・代表者名・印鑑
敬語・謙譲語の正しい使い方
基本的な敬語表現
- ⭕「移転いたしました」「移転させていただきました」
- ⭕「ご案内申し上げます」「ご通知申し上げます」
- ⭕「お知らせいたします」
よく間違いやすい表現
- ❌「移転しました」→ ⭕「移転いたしました」
- ❌「連絡してください」→ ⭕「ご連絡くださいますよう」
- ❌「変更をお願いします」→ ⭕「ご変更賜りますよう」
具体的な記入例
基本的な法人向け例文
拝啓 新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は業務拡張に伴い、下記住所に移転いたしましたので
ご案内申し上げます。
新天地におきましても、皆様のご期待にお応えできますよう、
社員一同さらなる努力を重ねてまいる所存でございます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。
つきましては、お手数をおかけいたしますが、弊社住所録の
ご変更を賜りますよう、併せてお願い申し上げます。
まずは移転のご挨拶とお願いまで申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○
記
移転日：令和○年○月○日（○曜日）
業務開始：令和○年○月○日（○曜日）より平常通り
新住所：〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ ○-○-○
○○ビル ○階
TEL：03-○○○○-○○○○（代表）
FAX：03-○○○○-○○○○
E-mail：info@company.co.jp
URL：https://www.company.co.jp
最寄り駅：JR○○線「○○駅」徒歩○分
地下鉄○○線「○○駅」徒歩○分
以上個人事業主向け例文
拝啓 初夏の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
いつも格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。
このたび、事業拡大のため事務所を移転いたしましたので
ご報告申し上げます。
新しい環境でより充実したサービスを提供できるよう
努力してまいります。今後ともご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
恐れ入りますが、住所録のご変更をお願いいたします。
敬具
令和○年○月○日
○○事務所
○○ ○○
記
移転日：令和○年○月○日
新住所：〒○○○-○○○○
○○県○○市○○ ○-○-○
○○マンション○○○号室
TEL/FAX：○○-○○○○-○○○○
携帯：090-○○○○-○○○○
E-mail：○○○○@example.com
以上業界別・シーン別のバリエーション
製造業（工場移転の場合）
生産能力向上と効率化を図るため、新工場での操業を開始いたします。
最新設備の導入により、品質向上とコスト削減を実現し...IT企業（オフィス移転の場合）
チーム連携の強化とイノベーション創出のため、
より機能的な新オフィスにて業務を開始いたします...小売業（店舗移転の場合）
お客様により便利な立地でのサービス提供を目指し、
○○駅前の新店舗にてリニューアルオープンいたします...士業事務所（事務所移転の場合）
業務の拡大に対応し、より充実した設備とアクセスの良い
新事務所でのサービス提供を開始いたします...使用タイミングと注意事項
適切な送付時期
理想的なスケジュール
- 移転2か月前：重要取引先への事前通知（内々の連絡）
- 移転1か月前：正式な移転挨拶状の発送
- 移転当日～1週間後：フォローアップ連絡
- 移転1か月後：移転完了報告（必要に応じて）
送付優先順位
- 主要取引先・大口顧客
- 金融機関・重要な業者
- 官公庁・許認可関連機関
- 一般取引先・顧客
- その他の関係者
トラブル防止のためのチェックポイント
- 新住所・連絡先情報の正確性（重複チェック）
- 郵便番号と住所の整合性
- 電話・FAX番号の開通確認
- メールアドレスの動作確認
- 最寄り駅・アクセス情報の正確性
- 地図・案内図の添付（必要に応じて）
- 印刷品質と封筒の体裁
- 送付先リストの最新性確認
よくある失敗例とその対策
失敗例1：情報の不正確さ
- 郵便番号の間違い、電話番号の桁数ミス
- 対策：複数人でのダブルチェック、実際の連絡での確認
失敗例2：タイミングの問題
- 移転直前の慌てた通知
- 対策：移転決定時点でのスケジュール作成
失敗例3：アクセス情報の不足
- 最寄り駅からの詳細な道順が不明
- 対策：地図添付、目印となる建物の記載
失敗例4：旧住所での郵便物転送手続き忘れ
- 重要な書類が届かない事態
- 対策：郵便局での転送手続きと並行した通知
移転理由に応じたメッセージ調整
業務拡大による移転
おかげさまで業務が拡大し、より広いスペースでの
サービス提供が可能となりました...利便性向上のための移転
お客様のアクセス向上を第一に考え、
駅に近い立地への移転を決定いたしました...コスト効率化のための移転
より効率的な業務運営により、
お客様への還元を図ってまいります...デジタル化・電子化対応の注意点
メール配信の場合
- 件名：「移転のご案内（会社名）」
- HTML形式で地図等を埋め込み可能
- PDF版の挨拶状も添付
ウェブサイト・SNS活用
- 会社ホームページでの移転告知
- Googleマイビジネスの住所変更
- SNSでの移転情報発信
QRコード活用
- 新住所のGoogleマップへのリンク
- 会社ウェブサイトへのアクセス
- デジタル名刺情報
デジタルツールの活用方法
推奨ツール
- Microsoft Word/Excel（基本作成・管理）
- Adobe Illustrator（地図・案内図作成）
- Canva（デザイン性の高い挨拶状）
- Mailchimp（メール一斉配信）
クラウドサービス活用
- Google Workspace/Microsoft 365での共同編集
- クラウドストレージでの情報共有
- プロジェクト管理ツールでの進捗共有
特殊ケースへの対応
緊急移転の場合
自然災害等による緊急移転
このたび、○○の影響により、緊急避難的に
下記住所にて業務を継続することとなりました...賃貸契約終了による移転
建物の建て替えに伴い、やむを得ず移転することとなりました...複数拠点の統合・分離
拠点統合の場合
業務効率化を図るため、○○支店と○○営業所を統合し...新拠点設立の場合
業務拡大に伴い、新たに○○支店を設立いたします...一時移転の場合
改修工事による一時移転
事務所改修工事のため、一時的に下記住所にて
業務を行います。工事完了予定：○月○日...まとめ
移転挨拶状は、単なる住所変更の連絡ツールを超えて、組織の新たなスタートを印象付け、ステークホルダーとの関係を強化する重要な戦略的コミュニケーションです。適切なタイミングで、正確な情報を、相手に応じたトーンで伝えることにより、移転を成長の機会として最大限に活用できます。
デジタル化が進む現代においても、紙の挨拶状が持つ重みと丁寧さは多くのビジネスシーンで評価されます。一方で、メールやウェブを活用した効率的な情報発信も併用することで、より幅広いステークホルダーへの確実な情報伝達が可能となります。
このテンプレートと解説を参考に、あなたの組織の移転を成功に導く効果的な挨拶状を作成してください。不明な点は、総務部門や外部の専門家にもご相談いただくことをお勧めします。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
