念書（部下がお客様からクレーム）の書式テンプレートです。
念書は約束をした時に、お互いが「どのような条件」で、「どのような件について」約束したかを文書化したもので、契約書の一種です。念書はあくまで当事者間の約束にすぎないので、たとえ取り交わした念書の内容に反しても、即時・強制的などの対応はできません。また、個人間の約束といっても公序良俗、社会通念上妥当な範囲を超える念書は無効とされる場合もあります。法的効力を持たせるには双方の同意の上の捺印をするのが重要です。
契約書作成から保管まで一元管理！【KANBEI SIGN】書き方の注意点
念書には下記の内容を盛り込んで記載しましょう。
- 履行者の氏名
- 履行される者の氏名
- 履行する年月日
- 場所
- 内容
- 念書の作成日
- 署名・捺印
書き方のポイント
- タイトルの明記
文書の冒頭に「念書」というタイトルを大きく記載します。正式な約束文書であることを示します。 - 宛名の明記
宛先として相手の部署名、役職、氏名を記載します。例：「営業部 ○○部長 ○○○○様」とします。 - 自己の情報の記載
自分の部署名と氏名を明記します。「私、営業部の○○○○は」として自分を示します。 - クレームの具体的な内容
発生したクレームについて具体的に説明します。「令和○年○月○日に、私の部下である○○が、貴社のお客様からクレームを受けました。」と具体的な事例を挙げます。 - 謝罪の表明
会社やお客様に対する謝罪の意を示します。「この度のクレームにより、貴社にご迷惑をお掛けしましたことを心よりお詫び申し上げます。」と記載します。 - 再発防止の誓約
今後の対策について誓約します。「今後は、クレームを未然に防ぐため、指導と研修を徹底し、同様の事態を二度と起こさないことを誓います。」とします。 - 結びの言葉
念書としての意義を強調し、誠意を持って今後の業務に取り組むことを伝えます。「この念書をもって、クレームについてお詫び申し上げます。」で締めます。 - 署名と日付の記載
文書の末尾に署名、日付、必要に応じて押印を行い、正式な文書としての体裁を整えます。
これらのポイントを押さえて念書を作成することで、クレームに対する誠意と再発防止の姿勢を示すことができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
