念書（就業規則違反）の書式テンプレート（Word・ワード）

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念書は約束をした時に、お互いが「どのような条件」で、「どのような件について」約束したかを文書化したもので、契約書の一種です。念書はあくまで当事者間の約束にすぎないので、たとえ取り交わした念書の内容に反しても、即時・強制的などの対応はできません。また、個人間の約束といっても公序良俗、社会通念上妥当な範囲を超える念書は無効とされる場合もあります。法的効力を持たせるには双方の同意の上の捺印をするのが重要です。

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書き方の注意点

念書には下記の内容を盛り込んで記載しましょう。

履行者の氏名
履行される者の氏名
履行する年月日
場所
内容
念書の作成日
署名・捺印

書き方のポイント

宛名の明記
文書の冒頭に、宛先として相手の部署名や役職、氏名を記載します。例：「人事部 ○○部長 ○○○○様」とし、誰に向けたものかを明確にします。
自己の情報の記載
自分の部署名と氏名を明記します。「私、○○部の○○○○は」として、自分の立場を示します。
違反内容の具体的な説明
就業規則に違反した具体的な内容を説明し、どのような行動が問題となったのかを述べます。「令和○年○月○日に、就業規則第○条に違反し、○○○○を行ったことをお詫び申し上げます。」と具体的な事例を挙げます。
謝罪の表明
会社や同僚に対する謝罪の意を示します。「この度の行為により、関係各位にご迷惑をお掛けしましたことを心よりお詫び申し上げます。」と記載します。
反省と再発防止の誓約
自らの行動に対する反省を述べ、今後の行動について誓約を記載します。「今後、就業規則を厳守し、再発防止に努めることをお約束いたします。」とします。
結びの言葉
念書としての意義を強調し、謝罪の言葉で締めくくります。「この念書をもちまして、深くお詫び申し上げます。」で締めます。
署名と日付の記載
文書の末尾に署名、日付、そして必要に応じて押印を行い、正式な文書としての体裁を整えます。