出張旅費規程の書式テンプレート（Word・ワード）

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出張旅費規程を作る前に必ず決める7つのポイント

以下の項目を社内で決めてからテンプレートをカスタマイズすると、後から揉めません。

出張の定義：距離（例：片道100km以上）・時間（例：2時間以上）・宿泊の基準
旅費の範囲：交通費・日当・宿泊費の3種類を明確に
交通費の等級：役職別のグリーン車/普通車、航空機可否
日当・宿泊費：上限額か実費か、領収書の要否
申請・承認フロー：出張予定表 → 上司承認 → 出張報告書 → 旅費精算
特別出張・長期出張：研修出張や長期滞在時の減額ルール
休日を含む場合：業務有無による日当・宿泊費の支給基準

書き方のポイント

適用範囲
- 社員が社命により出張を行い、職務を指示どおり遂行した場合に、出張旅費が支給されます。ただし、出張を伴う研修には別途規定が設けられています。
出張の定義
- 出張は、片道100km以上の距離、または2時間以上の移動を伴う場合を指します。それに満たない場合は「外出」とされ、その際の交通費は実費支給となります。
- 出張は「日帰り出張」と「宿泊出張」の2種類に分けられ、日帰り出張は同日中に帰宅が可能なもの、宿泊出張は業務の都合で宿泊が必要なものを指します。
旅費の種類
- 旅費は以下の3種類から成ります：
  1. 交通費
  2. 日当
  3. 宿泊費
交通費と等級
- 交通費は役職ごとに異なり、役員はグリーン車相当の実費支給、その他の社員は普通席の実費支給が原則です。
- 出張距離に応じて、新幹線や航空機の利用も認められており、長距離の場合にはそれに応じた費用が支給されます。
日当および宿泊費
- 日当は出張の日数に応じて支給され、宿泊費は実際に支払った額を基準に支給されます。宿泊日当や宿泊費の基準は役職ごとに設定されており、領収証の提出が必要です。
出張手続き
- 出張を行う際には「出張予定表」を提出し、担当上司の承認を得た上で出張を実施します。帰着後には「出張報告書」および「出張旅費明細書」を提出し、旅費の精算を行います。
特別出張と長期出張
- 特別出張（教育・研究、新規採用者の出張など）は、通常の出張とは異なる取り扱いが適用されます。また、長期滞在の場合、日当および宿泊費の支給が段階的に減額されます。
休日の取扱い
- 出張期間中に休日が含まれる場合、業務活動を行った場合には日当や宿泊費が支給されますが、業務を行わなかった場合には宿泊費のみ支給され、日当は支給されません。

この規程により、出張に伴う費用の管理や精算が明確に定められており、社員が適正な手続きに従って出張業務を遂行できるよう設計されています。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

テンプレートの選び方

テンプレ	特徴	おすすめ企業
01	最小構成・シンプル	初めて規程を作る小規模企業
02	役職別等級・例外規定あり	中小〜中堅企業
03	長期出張・特別出張・休日規定も網羅	出張が多い企業・詳細な規定が必要な企業