依頼状(購入した商品代金の請求書)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

依頼状(購入した商品代金の請求書)の書式テンプレート(Word・ワード)


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依頼状(購入した商品代金の請求書)の書式テンプレートです。

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書き方の基本ポイント

1. 宛名と件名の明確な記載

  • 相手の会社名、部署名(経理部・営業部等)、担当者名を正確に記載
  • 件名は「請求書送付のお願い」等、目的を明確に示してください
  • 緊急性がある場合は「至急」の表示も検討しますが、適切な使用を心がけてください

2. 冒頭の挨拶とお礼の表現

  • 季節の挨拶と日頃の取引への感謝を簡潔に示します
  • 例:「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
  • 長期取引がある場合は、その継続的な協力への感謝も含めてください

3. 状況説明と理由の明確化

  • 請求書未着の状況を具体的に説明してください
  • 商品受領日、予定していた請求書到着日等を明記します
  • 支払処理上の必要性や期限があることを丁寧に説明します

4. 購入内容の詳細な記載

  • 注文番号、商品名、数量、金額等を具体的に記載
  • 納品書番号や受領確認書の番号も併記してください
  • 相手が容易に特定できる情報を提供します

5. 要望・依頼事項の具体的記載

  • 請求書送付の希望日程を明確に示してください
  • 支払予定日や支払方法も確認が必要な場合は記載します
  • 電子請求書での送付希望等があれば明記します

6. 連絡先と今後の対応

  • 担当者名、電話番号、メールアドレスを明記してください
  • 緊急時の連絡方法も提示します
  • 相手からの確認連絡を促す文言を含めてください

7. 結びの言葉での配慮

  • 行き違いへの配慮と今後の円滑な取引への期待を示します
  • 文末は「敬具」で結び、正式な体裁を整えてください

必須記載事項チェックリスト

✅ 基本情報

  • 宛先(会社名・部署名・担当者名)
  • 差出人(会社名・部署名・担当者名・連絡先)
  • 文書作成日
  • 件名(請求書送付依頼であることが明確)

✅ 取引情報

  • 注文日・注文番号
  • 商品名・型番・数量
  • 契約金額・税額
  • 納品日・納品書番号
  • 支払予定日・支払方法

✅ 現状と要望

  • 請求書未着の状況説明
  • 請求書送付の希望日程
  • 支払処理の必要性・緊急性
  • 確認・連絡の依頼

✅ 連絡・対応

  • 担当者の連絡先
  • 緊急時の連絡方法
  • 行き違いへの配慮
  • 今後の取引継続への意向

実際の記入例

効果的な請求書送付依頼文の例

件名:請求書ご送付のお願いについて

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り貴社より商品をご納入いただきましたが、
請求書がまだ到着しておりません。
弊社の支払処理の都合上、至急請求書をご送付いただきたく、
ご連絡申し上げます。

【購入商品の詳細】
・注文日:○年○月○日
・注文番号:○○○○○号
・商品名:○○システム(型番:ABC-123)
・数量:5セット
・契約金額:○○○万円(税込)
・納品日:○年○月○日
・納品書番号:○○○○号

【お願い事項】
・請求書送付希望日:○月○日まで
・送付先:弊社経理部
・支払予定日:○月○日(月末締め翌月末払い)

なお、もし既にご送付いただいている場合は、
行き違いをお詫びいたします。
その際は念のため再送をお願いできれば幸いです。

ご多忙のところ恐縮ですが、○月○日までに
ご対応いただければ幸いです。

避けるべき表現

❌「請求書をすぐに送って」→ 丁寧さに欠ける
❌「いつになったら送るのか」→ 攻撃的な印象
❌「困っているので至急」→ 具体性に欠ける
❌「支払いができない」→ 責任転嫁の印象

シーン別カスタマイズガイド

定期取引での請求書遅延の場合

重要な追加項目

  • 通常の請求書発行サイクル
  • 過去の取引実績への言及
  • 今後の継続取引への配慮
  • 定期的な改善提案

記載例

いつもは○日頃に請求書をお送りいただいておりますが、
今月分につきましては○月○日現在、
まだ到着しておりません。
月末の支払処理に間に合わせるため、
○月○日までにご送付いただければ幸いです。

新規取引での請求書未着の場合

重要な追加項目

  • 初回取引であることの明記
  • 支払処理の流れの確認
  • 今後の取引ルールの確立
  • 連絡体制の構築

記載例

初回のお取引となりますため、
請求書の発行・送付手続きについて
ご不明な点がございましたら、
弊社経理担当までお気軽にお問い合わせください。

緊急性が高い場合

重要な追加項目

  • 緊急性の具体的理由
  • 代替手段の提案
  • 迅速な対応への配慮
  • 感謝の気持ちの強調

記載例

弊社の決算処理の関係上、○月○日までに
支払処理を完了する必要がございます。
もし郵送が間に合わない場合は、
FAXまたはPDFでの送付も可能でしたら
お願いできれば幸いです。

法的・実務的な留意点

支払義務と時効

  • 商事債権の時効は5年であることを理解してください
  • 請求書の未着は支払遅延の理由にならない場合があります
  • 善管注意義務として適切な確認・催促が必要です
  • 契約条項で定められた支払条件を遵守してください

会計・税務処理

  • 月次決算四半期決算への影響を考慮してください
  • 消費税の仕入税額控除には適格請求書が必要です
  • 経費計上のタイミングに影響する場合があります
  • 監査対応で必要書類が揃わない可能性があります

取引関係の維持

  • 信頼関係を損なわない丁寧な対応が重要です
  • 今後の取引条件に影響する可能性を考慮してください
  • 支払遅延による信用低下を防ぐことが大切です
  • 契約更新時の条件交渉にも影響します

よくある失敗例と対策

❌ 失敗例1:請求書到着を待って支払が大幅に遅れる

✅ 対策:早期の確認・催促と代替手段の検討

❌ 失敗例2:催促の仕方が不適切で関係が悪化

✅ 対策:丁寧で建設的な依頼文の作成

❌ 失敗例3:取引情報が不正確で混乱が発生

✅ 対策:正確な取引情報の整理と提供

❌ 失敗例4:社内の支払処理が停滞する

✅ 対策:事前の社内調整と代替処理の準備

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

依頼状(購入した商品代金の請求書)

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