依頼状（購入した商品代金の請求書）の書式テンプレートです。
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書き方の基本ポイント
1. 宛名と件名の明確な記載
- 相手の会社名、部署名（経理部・営業部等）、担当者名を正確に記載
- 件名は「請求書送付のお願い」等、目的を明確に示してください
- 緊急性がある場合は「至急」の表示も検討しますが、適切な使用を心がけてください
2. 冒頭の挨拶とお礼の表現
- 季節の挨拶と日頃の取引への感謝を簡潔に示します
- 例：「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 長期取引がある場合は、その継続的な協力への感謝も含めてください
3. 状況説明と理由の明確化
- 請求書未着の状況を具体的に説明してください
- 商品受領日、予定していた請求書到着日等を明記します
- 支払処理上の必要性や期限があることを丁寧に説明します
4. 購入内容の詳細な記載
- 注文番号、商品名、数量、金額等を具体的に記載
- 納品書番号や受領確認書の番号も併記してください
- 相手が容易に特定できる情報を提供します
5. 要望・依頼事項の具体的記載
- 請求書送付の希望日程を明確に示してください
- 支払予定日や支払方法も確認が必要な場合は記載します
- 電子請求書での送付希望等があれば明記します
6. 連絡先と今後の対応
- 担当者名、電話番号、メールアドレスを明記してください
- 緊急時の連絡方法も提示します
- 相手からの確認連絡を促す文言を含めてください
7. 結びの言葉での配慮
- 行き違いへの配慮と今後の円滑な取引への期待を示します
- 文末は「敬具」で結び、正式な体裁を整えてください
必須記載事項チェックリスト
✅ 基本情報
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 文書作成日
- 件名（請求書送付依頼であることが明確）
✅ 取引情報
- 注文日・注文番号
- 商品名・型番・数量
- 契約金額・税額
- 納品日・納品書番号
- 支払予定日・支払方法
✅ 現状と要望
- 請求書未着の状況説明
- 請求書送付の希望日程
- 支払処理の必要性・緊急性
- 確認・連絡の依頼
✅ 連絡・対応
- 担当者の連絡先
- 緊急時の連絡方法
- 行き違いへの配慮
- 今後の取引継続への意向
実際の記入例
効果的な請求書送付依頼文の例
件名：請求書ご送付のお願いについて
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り貴社より商品をご納入いただきましたが、
請求書がまだ到着しておりません。
弊社の支払処理の都合上、至急請求書をご送付いただきたく、
ご連絡申し上げます。
【購入商品の詳細】
・注文日：○年○月○日
・注文番号：○○○○○号
・商品名：○○システム（型番：ABC-123）
・数量：5セット
・契約金額：○○○万円（税込）
・納品日：○年○月○日
・納品書番号：○○○○号
【お願い事項】
・請求書送付希望日：○月○日まで
・送付先：弊社経理部
・支払予定日：○月○日（月末締め翌月末払い）
なお、もし既にご送付いただいている場合は、
行き違いをお詫びいたします。
その際は念のため再送をお願いできれば幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、○月○日までに
ご対応いただければ幸いです。避けるべき表現
❌「請求書をすぐに送って」→ 丁寧さに欠ける
❌「いつになったら送るのか」→ 攻撃的な印象
❌「困っているので至急」→ 具体性に欠ける
❌「支払いができない」→ 責任転嫁の印象シーン別カスタマイズガイド
定期取引での請求書遅延の場合
重要な追加項目
- 通常の請求書発行サイクル
- 過去の取引実績への言及
- 今後の継続取引への配慮
- 定期的な改善提案
記載例
いつもは○日頃に請求書をお送りいただいておりますが、
今月分につきましては○月○日現在、
まだ到着しておりません。
月末の支払処理に間に合わせるため、
○月○日までにご送付いただければ幸いです。新規取引での請求書未着の場合
重要な追加項目
- 初回取引であることの明記
- 支払処理の流れの確認
- 今後の取引ルールの確立
- 連絡体制の構築
記載例
初回のお取引となりますため、
請求書の発行・送付手続きについて
ご不明な点がございましたら、
弊社経理担当までお気軽にお問い合わせください。緊急性が高い場合
重要な追加項目
- 緊急性の具体的理由
- 代替手段の提案
- 迅速な対応への配慮
- 感謝の気持ちの強調
記載例
弊社の決算処理の関係上、○月○日までに
支払処理を完了する必要がございます。
もし郵送が間に合わない場合は、
FAXまたはPDFでの送付も可能でしたら
お願いできれば幸いです。法的・実務的な留意点
支払義務と時効
- 商事債権の時効は5年であることを理解してください
- 請求書の未着は支払遅延の理由にならない場合があります
- 善管注意義務として適切な確認・催促が必要です
- 契約条項で定められた支払条件を遵守してください
会計・税務処理
- 月次決算や四半期決算への影響を考慮してください
- 消費税の仕入税額控除には適格請求書が必要です
- 経費計上のタイミングに影響する場合があります
- 監査対応で必要書類が揃わない可能性があります
取引関係の維持
- 信頼関係を損なわない丁寧な対応が重要です
- 今後の取引条件に影響する可能性を考慮してください
- 支払遅延による信用低下を防ぐことが大切です
- 契約更新時の条件交渉にも影響します
よくある失敗例と対策
❌ 失敗例1：請求書到着を待って支払が大幅に遅れる
✅ 対策：早期の確認・催促と代替手段の検討
❌ 失敗例2：催促の仕方が不適切で関係が悪化
✅ 対策：丁寧で建設的な依頼文の作成
❌ 失敗例3：取引情報が不正確で混乱が発生
✅ 対策：正確な取引情報の整理と提供
❌ 失敗例4：社内の支払処理が停滞する
✅ 対策：事前の社内調整と代替処理の準備
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
