依頼状（見積書送付）の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方の基本ポイント

1. 宛名と日付の記載

• 相手の会社名、担当部署、担当者名を正確に記載し、文書の日付を明記します
• 敬称は法人宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」を正しく使い分けてください
• 日付は文書作成日を記載し、緊急性がある場合は「至急」の表示も検討します

2. 冒頭の挨拶と感謝の表現

• 季節の挨拶や日頃の支援に対する感謝を述べて丁寧な印象を与えます
• 例：「拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
• 継続取引がある場合：「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」

3. 見積書依頼の具体的説明

• 購入検討商品・サービスの詳細を明確に記載してください
• 選定理由や導入背景も簡潔に伝えると相手の理解が深まります
• 緊急性がある場合は理由も併せて説明します

4. 取引条件の明確な指定

• 品名、仕様、数量、納期、受渡場所を具体的に記載
• 支払条件、諸経費負担、選考基準なども明記してください
• 曖昧な表現では相手が正確な見積書を作成できません

5. 結びの挨拶と連絡先

• 「まずは、取り急ぎお願い申し上げます」で締めくくります
• 自社の担当者名、部署、電話番号、メールアドレスを明記
• 文末は「敬具」で結び、正式な体裁を整えます

必須記載事項チェックリスト

✅ 基本情報

• 宛先（会社名・部署名・担当者名）
• 差出人（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
• 文書作成日
• 件名（見積書送付依頼であることが明確）

✅ 商品・サービス仕様

• 品名・型番
• 数量・単位
• 品質・グレード
• 仕様書の有無と添付状況
• オプション・付帯サービス

✅ 取引条件

• 希望納期（具体的な日程）
• 納入場所・配送方法
• 支払条件（締め日・支払日・支払方法）
• 保証・アフターサービス
• 見積書回答期限

実際の記入例

効果的な記載例

件名：システム機器に関する見積書送付のお願い

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、弊社では業務効率化推進のため下記機器の導入を検討しており、
貴社製品についてお見積りをお願いいたします。

【見積依頼内容】
・品名：○○管理システム（型番：ABC-1000）
・数量：5セット
・仕様：Windows11対応、SQL Server付属
・希望納期：令和○年○月○日
・納入場所：弊社本社（住所記載）
・支払条件：月末締め翌月末払い
・保証期間：1年間

なお、本件は○月○日の役員会で決定予定のため、
○月○日までに見積書をご送付いただければ幸いです。

避けるべき表現

❌「適当な価格で見積もってください」
❌「なるべく安くお願いします」
❌「詳細は後で相談します」
❌「急いでいるので今日中に」

法的・実務的な留意点

見積書依頼の法的位置づけ

• 見積書依頼は契約の申込みの誘引に該当する場合があります
• 複数社への相見積りの場合は、その旨を明記することが誠実な対応です
• 機密情報が含まれる場合は事前にNDA（秘密保持契約）の締結を検討してください

文書管理の重要性

• 保管期間：税務上重要な書類として7年間の保管が推奨されます
• 電子保存：電子帳簿保存法に準拠した形式での保存が必要です
• 検索性：案件番号や分類コードを付けて管理を効率化してください

コンプライアンス上の注意点

• 下請法の適用がある場合は、書面交付義務があります
• 独占禁止法に抵触する談合防止のため、見積条件は公平に設定してください
• 個人情報保護法に基づき、担当者の個人情報取扱いに注意してください

業種別カスタマイズガイド

製造業の場合

重要な追加項目

• 品質基準（JIS規格、ISO認証等）
• 検査証明書の有無
• 梱包・輸送条件
• 危険物取扱いの有無

IT業界の場合

重要な追加項目

• システム要件（OS、ブラウザ対応）
• セキュリティ基準
• 保守・サポート体制
• データ移行サービス

建設業の場合

重要な追加項目

• 施工場所・アクセス条件
• 安全管理基準
• 産業廃棄物処理
• 完成検査・引渡し条件

使用タイミングと判断基準

適切な使用タイミング

1. 新規調達：初回取引または新商品導入時
2. 定期更新：既存契約の見直し・更新時
3. 緊急調達：設備故障や急な需要増加時
4. 相見積り：価格・条件比較のため複数社に依頼

使用を避けるべき場合

• 仕様が不明確で要件定義が未完了
• 予算承認が得られていない
• 発注権限が不明確
• 競合他社の情報収集が目的

よくある失敗例と対策

❌ 失敗例1：仕様が曖昧で何度もやり取りが発生

✅ 対策：事前に社内で要件を整理し、詳細な仕様書を添付する

❌ 失敗例2：回答期限が短すぎて業者が対応できない

✅ 対策：相手の業務状況を考慮し、合理的な期限を設定する

❌ 失敗例3：支払条件が不明確でトラブル発生

✅ 対策：自社の支払サイクルを事前に確認し明記する

❌ 失敗例4：見積書の比較基準が統一されていない

✅ 対策：全社共通の見積書フォーマットを指定する

デジタル化・効率化のポイント

電子化のメリット

• 作成時間の短縮：テンプレートの自動入力機能
• 進捗管理の向上：見積依頼状況のリアルタイム把握
• コスト削減：印刷・郵送費の削減
• 検索性向上：過去の見積履歴の迅速な検索

推奨デジタルツール

1. 見積管理システム：進捗の一元管理
2. 電子契約サービス：書面のやり取りを電子化
3. クラウドストレージ：関連資料の共有
4. ワークフローシステム：社内承認の効率化

セキュリティ対策

• 暗号化PDFでの送付
• パスワード保護の実施
• 送信先の再確認
• 機密情報の適切な管理

アフターフォロー

• 見積書受領の確認連絡
• 不明点の迅速な質問・回答
• 選定結果の報告（選定・非選定問わず）
• 今後の取引に向けた関係維持

以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、見積書の送付依頼が丁寧に伝わり、相手が迅速に対応しやすい文書になります。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

下記から選んでダウンロードしてご利用してください。

• 依頼状（見積書送付）01

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1 ファイル 16.54 KB

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• 依頼状（見積書送付）02

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• 依頼状（見積書送付）03

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