依頼状（納期猶予）の書式テンプレート（Word・ワード）

令和6年○月○日

株式会社○○○○
代表取締役社長 ○○ ○○ 様

拝啓　暮秋の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、○○の件につきまして、お約束した納期に間に合わない
事態が発生し、誠に申し訳ございません。
まずは、心よりお詫び申し上げます。

拝啓　○○の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
いつも格別のご理解とご協力をいただき、心より感謝申し上げます。
この度は、○○の件でご相談があり、ご連絡いたします。

さて、○月○日納期でお約束しております○○の件につきまして、
誠に申し訳ございませんが、下記の理由により納期の変更を
お願いせざるを得ない状況となりました。

【遅延の原因】
■主要因：インドからの船便出港遅延
・予定出港日：○月○日 → 実際出港日：○月○日（○日遅延）
・遅延理由：現地港湾でのストライキによる混乱
・影響範囲：○○港発の全便に影響

■関連要因：通関手続きの長期化
・通常処理期間：○日 → 予想処理期間：○日
・原因：検査体制強化による審査厳格化
・対応状況：通関業者と密な連携で迅速化に努力

【現在の状況】
・船便の新出港予定：○月○日
・日本到着予定：○月○日
・通関・配送完了予定：○月○日

【遅延の経緯と原因】
製造工程における品質検査において、安全基準を満たさない
不具合が発見されました。

■発見された問題
・不具合内容：○○部分の強度不足
・発見時期：○月○日（最終検査段階）
・影響範囲：全製品の○○％に該当
・安全性への影響：使用に支障はないが基準値を下回る

■対応方針
・全品回収・再加工：○日間を要する見込み
・品質基準の完全遵守：安全性を最優先
・原因究明と再発防止：製造工程の全面見直し
・第三者機関での検査：品質保証の客観性確保

【協力会社での問題発生】
主要な部品を製造していただいている○○株式会社様において、
予期せぬ設備トラブルが発生いたしました。

■問題の詳細
・発生日時：○月○日午前○時頃
・トラブル内容：主要製造設備の電気系統故障
・影響範囲：○○部品の製造全般
・復旧見込み：○月○日（設備メーカーの技術者派遣予定）

■弊社の対応
・代替調達先の緊急検討：3社に見積依頼
・工程の見直し：可能な部分の前倒し実施
・品質管理：代替品でも同等品質を確保
・進捗管理：日次での状況確認体制

この度の納期遅延により、貴社にご迷惑をお掛けすることとなり、
心より深くお詫び申し上げます。

【お掛けするご迷惑】
・貴社の生産計画への影響
・お客様への納期変更のご連絡
・代替品手配等の追加業務
・機会損失・信用への影響

弊社の責任において発生した事態であり、
管理不足を深く反省しております。

【弊社の責任範囲】
今回の遅延について、以下の責任を認めます：
・リスク管理の不備：代替手段の準備不足
・情報収集の不足：現地情報の把握不十分
・計画の甘さ：余裕を持ったスケジュール設定の必要性
・連絡の遅れ：より早期の状況報告が可能だった

【今後の改善策】
・サプライチェーンの多重化：リスク分散体制構築
・情報収集体制の強化：現地パートナーとの連携強化
・早期警戒システム：問題の予兆段階での対策
・顧客への報告体制：迅速で正確な情報提供

【修正納期のご提案】
現在の状況を踏まえ、下記の通り新しい納期を
ご提案させていただきます。

■新納期：○月○日（当初より○日遅延）
■根拠：
・船便到着：○月○日（確定）
・通関手続き：○日間（最大見積もり）
・国内配送：○日間（余裕を持った設定）
・検査・検品：○日間（品質確保のため）

■確実性：○○％（保守的な見積もり）
・天候リスク：○日の予備日を設定
・通関リスク：経験豊富な業者と連携
・配送リスク：複数のルートを確保
・検査リスク：事前準備により短縮化

※万が一、この日程でも困難な場合は
　○日前までに再度ご連絡いたします

【段階的納品のご提案】
全量一括での納期確保が困難なため、
段階的な納品も検討いたします。

第1次納品：○月○日　数量：○○個（全体の○○％）
第2次納品：○月○日　数量：○○個（全体の○○％）
第3次納品：○月○日　数量：○○個（残り全量）

各段階での納品物：
・第1次：緊急性の高い○○仕様
・第2次：標準仕様・基本機能品
・第3次：オプション・付属品等

※貴社のご都合に合わせて調整可能です

【損害軽減のための弊社対応】
1. 緊急輸送手段の検討
   ・航空便への一部変更（追加費用は弊社負担）
   ・特急配送サービスの利用
   ・直送体制による時間短縮

2. 品質保証の強化
   ・第三者機関での検査実施
   ・品質保証書の発行
   ・不具合時の迅速交換保証

3. 費用負担
   ・遅延に伴う追加費用：弊社負担
   ・緊急対応費用：弊社負担
   ・損害が発生した場合：協議により対応

4. 特別サービス
   ・次回取引での特別価格
   ・アフターサービスの充実
   ・技術サポートの強化

【代替案のご提案】
1. 類似商品での代替
   ・商品名：○○○○（性能○○％相当）
   ・納期：○月○日（○日短縮可能）
   ・価格：同額または○○％減額

2. 仕様変更による早期対応
   ・簡易仕様での先行納品
   ・基本機能のみでの提供
   ・後日アップグレード対応

3. レンタル・暫定対応
   ・類似品の無償貸出
   ・暫定使用での対応
   ・本商品到着時に交換

【再発防止策】
今回の問題を受け、以下の対策を実施いたします：

1. サプライチェーン管理の強化
   ・複数調達先の確保：リスク分散
   ・定期的な調達先監査：品質・納期管理
   ・緊急時対応計画：BCP（事業継続計画）策定

2. 情報管理システムの改善
   ・リアルタイム進捗管理：可視化システム導入
   ・早期警戒システム：リスクの事前検知
   ・顧客報告システム：迅速で正確な情報提供

3. 組織体制の見直し
   ・専任リスク管理者の配置
   ・緊急時対応チームの編成
   ・定期的な訓練・演習の実施

4. 顧客サービスの向上
   ・専用ホットラインの設置
   ・24時間対応体制の構築
   ・代替案の事前準備

【今後の取引関係について】
今回の件で貴社との信頼関係を損ねてしまい、
深く反省しております。

しかしながら、この経験を活かして、
より強固で信頼できるパートナーシップを
構築していきたいと強く願っております。

・品質向上：従来以上の高品質製品提供
・サービス向上：きめ細かな顧客対応
・技術革新：最新技術による価値提供
・信頼回復：確実で安心できる取引関係

今後とも末永くお取引いただけるよう、
全社一丸となって努力してまいります。

この度は、ご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございません。
何卒ご理解を賜り、納期猶予をお認めいただければ幸甚に存じます。

ご不明な点やご相談がございましたら、
いつでもお気軽にお申し付けください。
責任を持って対応させていただきます。

取り急ぎ納期猶予のお願いまで申し上げます。

敬具

【緊急連絡先・対応体制】
■責任者：○○取締役　○○ ○○
　携帯：○○○-○○○○-○○○○
　Email：○○○○@company.co.jp

■実務担当：○○部　○○ ○○
　直通：○○-○○○○-○○○○
　携帯：○○○-○○○○-○○○○

■24時間対応：○○○-○○○○-○○○○
　（夜間・休日も対応いたします）

【進捗報告】
・毎日○時：進捗状況をメール報告
・週○回：詳細な書面報告
・重要変更時：即時電話連絡

○○地方を襲った台風○号により、製造工場が
○日間の操業停止を余儀なくされました。
気象庁の警報レベル○○という過去に例のない
規模の災害で、業界全体が同様の影響を受けております。
工場設備に大きな損傷はなく、安全確認後
直ちに生産を再開いたします。

最終検査において安全基準を下回る数値が検出され、
お客様の安全を最優先に考え、全品の回収・再加工を
決定いたしました。第三者検査機関での厳格な
品質確認を実施し、100％の安全性を確保いたします。

新技術○○の実装において予期せぬ技術的課題が発見され、
○○大学との共同研究による解決を図っております。
この技術革新により、従来比○○％の性能向上を
実現でき、業界をリードする製品となります。

【従来型】詳細が判明してから連絡
【改善型】○月○日に問題を認識し、翌日に第一報をお電話で
　　　　 ご連絡。本日、詳細調査結果をご報告いたします

【従来型】○○会社の責任で遅延しました
【改善型】協力会社での問題発生ですが、リスク管理不足という
　　　　 弊社の責任と認識し、再発防止策を実施いたします

【従来型】頑張って○月○日には納品します
【改善型】最悪ケースを想定し○月○日、標準的なケースで
　　　　 ○月○日、最良の場合○月○日と段階的に設定