依頼状（支払日の変更願い）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 宛名と日付の記載
- 相手の会社名、担当部署（経理部等）、担当者名を正確に記載し、文書の日付を明記します
- 支払い条件変更の決裁権限者宛てに送付することが重要です
- 変更実施の希望時期も考慮して、十分な余裕を持った送付時期を設定してください
2. 冒頭の挨拶と感謝の表現
- 季節の挨拶と日頃の支援への深い感謝を表現します
- 例：「謹啓 ○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 長期取引関係がある場合は、その継続的な協力への感謝も含めてください
3. 支払条件変更の背景と理由
- 変更が必要となった具体的な理由を誠実に説明してください
- 資金繰りの変化、業務効率化、システム統合等の理由を適切に説明します
- 一方的な都合ではなく、合理的な理由があることを示します
4. 変更内容の詳細な説明
- 現在の支払い条件と希望する新条件を明確に対比して記載
- 変更実施の希望時期と適用開始日も具体的に提示してください
- 複数の選択肢がある場合は、優先順位も明記します
5. 相手への配慮と影響の考慮
- 相手の業務への影響を理解していることを示します
- 必要に応じて移行期間の設定や段階的な変更も提案してください
- 相手にとってのメリットがあれば併せて説明します
6. 代替案と柔軟性の表明
- 複数の変更案を提示して選択肢を提供します
- 相手の都合に合わせた調整も可能であることを伝えます
- 協議による条件調整への開放性を示してください
7. 結びの挨拶と署名
- 「諸般の事情による変更につき、大変恐れ入りますが、何卒ご理解ならびにご了承くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」で締めくくります
- 文末は「謹白」で結び、責任者の署名と詳細な連絡先を明記してください
必須記載事項チェックリスト
✅ 基本情報
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 文書作成日
- 件名（支払日変更依頼であることが明確）
✅ 現状と変更内容
- 現在の支払い条件（締日・支払日・方法）
- 希望する新しい支払い条件
- 変更実施の希望時期
- 変更の適用範囲
✅ 理由と背景
- 変更が必要な具体的理由
- 業務上のメリット・必要性
- 相手への配慮事項
- 代替案・選択肢
✅ 実務的配慮
- 移行期間の設定
- システム対応の考慮
- 関連業務への影響
- 協議・調整の用意
実際の記入例
効果的な支払日変更依頼文の例
件名：お支払い条件変更のお願いについて
謹啓 晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では経理システムの統合により、
お支払い条件を統一させていただきたく、
下記の通りご相談申し上げます。
【現在の支払い条件】
・締日：毎月20日締め
・支払日：翌月10日払い
・支払方法：銀行振込
【変更希望条件】
・締日：毎月末日締め
・支払日：翌月末日払い
・支払方法：銀行振込（変更なし）
【変更理由】
弊社では複数のシステムを統合し、業務効率化を図っており、
支払い条件を月末締め翌月末払いに統一することで、
処理の迅速化と正確性の向上を目指しております。
【実施時期】
○年○月分のお取引より適用をお願いしたく、
○月○日までにご了承をいただければ幸いです。
なお、貴社のご都合に合わせて段階的な移行や
他の条件での調整も可能でございます。
ご不明な点やご要望がございましたら、
お気軽にご相談ください。
諸般の事情による変更につき、大変恐れ入りますが、
何卒ご理解ならびにご了承くださいますよう、
よろしくお願い申し上げます。避けるべき表現
❌「一方的に変更します」→ 協議する姿勢が見えない
❌「システムが変わったので」→ 相手への配慮不足
❌「すぐに変更してください」→ 準備期間への配慮不足
❌「変更に応じないなら取引停止」→ 威圧的な印象変更理由別カスタマイズガイド
システム統合・効率化による変更
重要な追加項目
- システム統合の概要
- 業務効率化の効果
- 処理精度の向上
- 将来的なメリット
記載例
弊社では業務効率化の一環として経理システムを統合し、
全取引先との支払い条件を統一することで、
処理時間の短縮と正確性の向上を図っております。
これにより、より迅速で確実なお支払いが可能となります。資金繰り最適化による変更
重要な追加項目
- 資金効率化の目的
- 事業拡大への投資
- 競争力強化の効果
- 取引拡大の可能性
記載例
資金繰りの最適化により事業拡大への投資を進めており、
より安定した経営基盤の構築を目指しております。
これにより貴社とのお取引もより長期的で
安定したものとなることを確信しております。業界標準への合わせ込み
重要な追加項目
- 業界標準の説明
- 他社との統一の利点
- 業務の標準化効果
- 取引先との整合性
記載例
○○業界では月末締め翌月末払いが標準的となっており、
弊社も業界標準に合わせることで、
業務の標準化と効率化を図りたく存じます。法的・実務的な留意点
契約変更の法的側面
- 既存契約の変更には相手の同意が必要です
- 一方的な条件変更は契約違反となる可能性があります
- 合意内容の文書化が重要です
- 変更の有効性を確保するための手続きが必要です
下請法・独占禁止法への配慮
- 優越的地位の濫用に該当しないよう注意が必要です
- 合理的な理由に基づく変更であることが重要です
- 相手の同意を得る適切なプロセスが必要です
- 公正な取引関係の維持を心がけてください
実務上の配慮事項
- システム対応期間の確保が必要です
- 移行期間の設定と段階的実施の検討
- 関連業務への影響の最小化
- 緊急時の対応策の準備
よくある失敗例と対策
❌ 失敗例1：一方的な通知で関係が悪化
✅ 対策：事前の相談と協議による合意形成
❌ 失敗例2：実施時期が急すぎて混乱が発生
✅ 対策：十分な準備期間の確保と段階的実施
❌ 失敗例3：理由説明が不十分で理解が得られない
✅ 対策：合理的で具体的な理由説明と相手のメリットも考慮
❌ 失敗例4：システム対応が間に合わず問題発生
✅ 対策：技術的課題の事前確認と対応策の準備
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、支払条件の変更依頼が丁寧に伝わり、相手の理解と協力を得やすい文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
