依頼状(支払日の変更願い)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

依頼状(支払日の変更願い)の書式テンプレート(Word・ワード)


本ページにはプロモーションが含まれています

もしあなたも「買った本が積読になる」「通勤時間をSNSで溶かしてしまう」なら、聴く読書が解決策になるかもしれません。
実際に試した結果を30日間無料で体験する →

依頼状(支払日の変更願い)の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。

書き方の基本ポイント

1. 宛名と日付の記載

  • 相手の会社名、担当部署(経理部等)、担当者名を正確に記載し、文書の日付を明記します
  • 支払い条件変更の決裁権限者宛てに送付することが重要です
  • 変更実施の希望時期も考慮して、十分な余裕を持った送付時期を設定してください

2. 冒頭の挨拶と感謝の表現

  • 季節の挨拶と日頃の支援への深い感謝を表現します
  • 例:「謹啓 ○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
  • 長期取引関係がある場合は、その継続的な協力への感謝も含めてください

3. 支払条件変更の背景と理由

  • 変更が必要となった具体的な理由を誠実に説明してください
  • 資金繰りの変化、業務効率化、システム統合等の理由を適切に説明します
  • 一方的な都合ではなく、合理的な理由があることを示します

4. 変更内容の詳細な説明

  • 現在の支払い条件と希望する新条件を明確に対比して記載
  • 変更実施の希望時期と適用開始日も具体的に提示してください
  • 複数の選択肢がある場合は、優先順位も明記します

5. 相手への配慮と影響の考慮

  • 相手の業務への影響を理解していることを示します
  • 必要に応じて移行期間の設定や段階的な変更も提案してください
  • 相手にとってのメリットがあれば併せて説明します

6. 代替案と柔軟性の表明

  • 複数の変更案を提示して選択肢を提供します
  • 相手の都合に合わせた調整も可能であることを伝えます
  • 協議による条件調整への開放性を示してください

7. 結びの挨拶と署名

  • 「諸般の事情による変更につき、大変恐れ入りますが、何卒ご理解ならびにご了承くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」で締めくくります
  • 文末は「謹白」で結び、責任者の署名と詳細な連絡先を明記してください

必須記載事項チェックリスト

✅ 基本情報

  • 宛先(会社名・部署名・担当者名)
  • 差出人(会社名・部署名・担当者名・連絡先)
  • 文書作成日
  • 件名(支払日変更依頼であることが明確)

✅ 現状と変更内容

  • 現在の支払い条件(締日・支払日・方法)
  • 希望する新しい支払い条件
  • 変更実施の希望時期
  • 変更の適用範囲

✅ 理由と背景

  • 変更が必要な具体的理由
  • 業務上のメリット・必要性
  • 相手への配慮事項
  • 代替案・選択肢

✅ 実務的配慮

  • 移行期間の設定
  • システム対応の考慮
  • 関連業務への影響
  • 協議・調整の用意

実際の記入例

効果的な支払日変更依頼文の例

件名:お支払い条件変更のお願いについて

謹啓 晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、この度弊社では経理システムの統合により、
お支払い条件を統一させていただきたく、
下記の通りご相談申し上げます。

【現在の支払い条件】
・締日:毎月20日締め
・支払日:翌月10日払い
・支払方法:銀行振込

【変更希望条件】
・締日:毎月末日締め
・支払日:翌月末日払い
・支払方法:銀行振込(変更なし)

【変更理由】
弊社では複数のシステムを統合し、業務効率化を図っており、
支払い条件を月末締め翌月末払いに統一することで、
処理の迅速化と正確性の向上を目指しております。

【実施時期】
○年○月分のお取引より適用をお願いしたく、
○月○日までにご了承をいただければ幸いです。

なお、貴社のご都合に合わせて段階的な移行や
他の条件での調整も可能でございます。
ご不明な点やご要望がございましたら、
お気軽にご相談ください。

諸般の事情による変更につき、大変恐れ入りますが、
何卒ご理解ならびにご了承くださいますよう、
よろしくお願い申し上げます。

避けるべき表現

❌「一方的に変更します」→ 協議する姿勢が見えない
❌「システムが変わったので」→ 相手への配慮不足
❌「すぐに変更してください」→ 準備期間への配慮不足
❌「変更に応じないなら取引停止」→ 威圧的な印象

変更理由別カスタマイズガイド

システム統合・効率化による変更

重要な追加項目

  • システム統合の概要
  • 業務効率化の効果
  • 処理精度の向上
  • 将来的なメリット

記載例

弊社では業務効率化の一環として経理システムを統合し、
全取引先との支払い条件を統一することで、
処理時間の短縮と正確性の向上を図っております。
これにより、より迅速で確実なお支払いが可能となります。

資金繰り最適化による変更

重要な追加項目

  • 資金効率化の目的
  • 事業拡大への投資
  • 競争力強化の効果
  • 取引拡大の可能性

記載例

資金繰りの最適化により事業拡大への投資を進めており、
より安定した経営基盤の構築を目指しております。
これにより貴社とのお取引もより長期的で
安定したものとなることを確信しております。

業界標準への合わせ込み

重要な追加項目

  • 業界標準の説明
  • 他社との統一の利点
  • 業務の標準化効果
  • 取引先との整合性

記載例

○○業界では月末締め翌月末払いが標準的となっており、
弊社も業界標準に合わせることで、
業務の標準化と効率化を図りたく存じます。

法的・実務的な留意点

契約変更の法的側面

  • 既存契約の変更には相手の同意が必要です
  • 一方的な条件変更は契約違反となる可能性があります
  • 合意内容の文書化が重要です
  • 変更の有効性を確保するための手続きが必要です

下請法・独占禁止法への配慮

  • 優越的地位の濫用に該当しないよう注意が必要です
  • 合理的な理由に基づく変更であることが重要です
  • 相手の同意を得る適切なプロセスが必要です
  • 公正な取引関係の維持を心がけてください

実務上の配慮事項

  • システム対応期間の確保が必要です
  • 移行期間の設定と段階的実施の検討
  • 関連業務への影響の最小化
  • 緊急時の対応策の準備

よくある失敗例と対策

❌ 失敗例1:一方的な通知で関係が悪化

✅ 対策:事前の相談と協議による合意形成

❌ 失敗例2:実施時期が急すぎて混乱が発生

✅ 対策:十分な準備期間の確保と段階的実施

❌ 失敗例3:理由説明が不十分で理解が得られない

✅ 対策:合理的で具体的な理由説明と相手のメリットも考慮

❌ 失敗例4:システム対応が間に合わず問題発生

✅ 対策:技術的課題の事前確認と対応策の準備

以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、支払条件の変更依頼が丁寧に伝わり、相手の理解と協力を得やすい文書になります。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

依頼状(支払日の変更願い)

タイトルとURLをコピーしました