クレーム対応確認表の書式テンプレート（Excel・エクセル）

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書き方のポイント

基本情報の記入:
- 「記入日」や「記入者」、「部」などの基本情報をしっかりと記入します。これにより、いつ誰が対応確認表を作成したのかが明確になります。
クレームの基本情報:
- 「コード」、「発生日」、「対象製品」、「クレーム内容」など、クレームに関する基本的な情報を正確に記入します。これにより、クレームの特定や後続の対応がしやすくなります。
クレームの要因分析:
- クレームが発生した「要因」を特定し、記載します。要因分析は、クレームの原因を把握し、再発防止策を考える際に重要です。
クレームレベルの評価:
- クレームの深刻度を「A（かなり高い）」から「E（かなり低い）」までの5段階で評価し、「クレームレベル」として記入します。これにより、クレームの優先度や対応の緊急性が把握できます。
対応内容の記載:
- クレームに対する「対応内容」を具体的に記入します。対応策や進捗状況を明確にすることで、クレーム処理の効果や今後の対策に役立ちます。
対応確認:
- 対応が完了したか、あるいは確認が取れたかどうかを「対応確認」欄に記入します。確認が取れた場合は、担当者や上司によるチェックを受け、完了を確実にします。
クレーム数の記録:
- クレームの発生件数を記録し、定期的にクレーム数の推移を把握します。これにより、クレームの増減や頻度がわかり、品質改善の指標となります。
対策の記入:
- 要因に対してどのような「対策」を行ったかを記入します。効果的な対策を実施し、それを共有することで、同じクレームの再発防止に繋げることが可能です。
評価基準の理解:
- クレームレベルや対策レベルは「A（かなり高い）」から「E（かなり低い）」までの評価基準を理解し、それに基づいて正確に評価することが重要です。
データの一元管理:
- 定期的にクレーム対応確認表を更新し、全てのクレーム対応情報を一元管理することで、クレームの傾向分析や対応策の改善に役立てることができます。