クレーム報告書の書式テンプレートです。
書き方のポイント
- 基本情報の記載:
- 発生日時と場所: クレームが発生した日時と場所を明記し、問題の発生状況を正確に把握できるようにします。
- 顧客名と連絡先: クレームを申し立てた顧客の名前や連絡先を記入し、対応時に迅速な連絡ができるようにします。
- クレームの詳細記述:
- クレーム内容と経緯: クレームの内容と経緯を具体的に記載し、問題の本質を明確にします。顧客からどのような不満が出たのか、どのように進展したのかを詳細に記録します。
- 原因分析と対応策:
- 原因の特定: クレームの原因を分析し、具体的な問題点を特定します。例えば、梱包時のミスなど人為的なエラーが発生した場合、その原因を明確に記載します。
- 対応策と処置: クレームに対する対応策を詳細に記載し、どのように問題を解決したのかを示します。処置内容が具体的であればあるほど、再発防止に役立ちます。
- 最終結果と今後の対策:
- 最終結果: クレーム対応の結果を記載し、顧客が満足したかどうか、問題が解決されたかを確認します。
- 今後の対策と反省点: 再発防止のための具体的な対策や改善案を記載し、同様の問題が発生しないようにする取り組みを示します。反省点も合わせて記載し、社内で共有します。
- 報告書の締めと署名:
- 対応者と上長の確認: クレーム対応に関わった担当者と上長の確認欄を設け、報告内容の妥当性を確認します。これにより、報告書が正式な社内文書として認識されます。
以上のポイントを押さえた報告書を作成することで、クレーム対応の内容が詳細に記録され、再発防止策の実施に役立つ文書となります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- クレーム報告書01
- クレーム報告書02
- クレーム報告書03
- クレーム報告書04
- クレーム報告書05
