お詫び状（商品不備）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
書き方の注意点
- 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
- こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
- 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。
書き方のポイント
- 日付と宛名の記載: 文書の日付と宛名（会社名、役職、担当者名）を正確に記載し、正式なビジネス文書としての体裁を整えます。
- 冒頭の挨拶文: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を最初に述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。これにより、文書全体のトーンがフォーマルに整います。
- 不備の具体的な謝罪: 商品の不備（例：汚損商品）について具体的に説明し、相手に迷惑をかけたことを誠意を持って謝罪します。不備の内容を明確に伝えることで、相手の理解を深めます。
- 原因の説明: 不備が発生した原因（確認作業や発送システムの不備）を簡潔に説明し、相手に状況を理解してもらうようにします。これにより、誠実な対応が伝わります。
- 再発防止策の表明: 今後は発送システムの改善と確認作業の徹底を図り、同じミスを繰り返さないよう努力する旨を述べ、信頼回復への取り組みを示します。
- 代替品の発送と検収依頼: 不備があった商品の代替品をすぐに発送したことを伝え、相手に検収をお願いすることで、迅速な対応をアピールします。
- 結びの謝辞とお願い: 最後に再度お詫びの言葉を述べ、理解と寛容をお願いする一文で締めくくります。丁寧な言葉遣いで相手への誠意を伝えることが大切です。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
