お詫び状（ノートPC紛失）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
書き方の注意点
- 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
- こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
- 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。
書き方のポイント
宛名と日付の明記
- 最初に「お客様各位」などの宛名を記載し、正式な日付を忘れずに記載します。
- 会社名や担当者名を明確にすることで、信頼性を高めます。
2. 事実関係の簡潔かつ正確な記述
- 事故の内容：何が起きたのか（例：ノートPCが盗難されたこと）。
- 場所や状況：具体的な盗難の経緯が簡潔に記載されると良いでしょう（例：社外で盗難にあった）。
- 警察や第三者機関への報告：盗難後の対応（例：警察に被害届を提出済みであること）。
3. 影響範囲の説明
- 紛失したPCに含まれる情報について、具体的に記載します。例として、お客様の会社名、連絡先、取引履歴などが含まれていることを明示することで、被害者が自分の状況を把握しやすくなります。
4. セキュリティ対策の説明
- 盗難されたPCに対して、どのようなセキュリティ対策が施されていたかを説明します。例として、BIOSパスワード、ハードディスク暗号化、ログインパスワードなどの対策が施されており、第三者が簡単にアクセスできないことを強調します。
5. 現状の説明と今後の対応
- 現時点でデータ漏洩や不正使用が発生していないことを明記します。これは、被害者の不安を少しでも軽減するために重要です。
- 今後の対応として、もし不正使用が発覚した場合は誠意を持って対応することを約束します。
6. 再発防止策の宣言
- 今後の再発防止策について言及します。これは、顧客に対して今後同様の事故が起きないようにする努力を示す重要なポイントです。
7. 謝罪の表現
- 最も重要な部分として、顧客に対する謝罪の意をしっかりと表現します。「ご迷惑をおかけして深くお詫び申し上げます」といった直接的な謝罪文を入れることが大切です。
8. 問い合わせ窓口の案内
- 最後に、問い合わせ先を明示します。これにより、顧客が不安な点や疑問点を直接確認できる手段を提供します（例：カスタマーセンターの連絡先）。
9. 丁寧な締めの挨拶
- 最後に感謝と丁寧な言葉で締めくくります。これは、お客様への配慮を示す大事な要素です。
上記のポイントを抑えた上で、事実を正確に伝え、誠実な対応を表現することが重要です。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
