お知らせ（新年会開催）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
新年会案内は社内向けの正式な案内文書として位置づけられます。以下の表現レベルを使い分けましょう：
- 役員・管理職向け：「ご多忙の折恐縮ですが」「ご検討のほどお願い申し上げます」
- 一般社員向け：「お疲れさまです」「ぜひご参加ください」
- 全社員統一：「各位」という宛先で統一的な敬語レベルを使用
必須記載事項チェックリスト
- 文書作成日（発信日）
- 宛先（「各位」「○○部署各位」等）
- 件名（「新年会開催のお知らせ」等）
- 開催目的・趣旨
- 開催日時（曜日も記載）
- 開催場所（住所・アクセス情報）
- 参加費用
- 申込締切日時
- 申込方法・連絡先
- 幹事・担当者名
- 特記事項（服装・持参物等）
敬語・謙譲語の正しい使い方
適切な表現例：
- 「開催いたします」（謙譲語）
- 「ご参加ください」（尊敬語）
- 「お忙しい中恐縮ですが」（相手への配慮）
避けるべき表現：
- 「開催させていただきます」（過度な敬語）
- 「参加してください」（命令調）
具体的な記入例
【良い例】実際のビジネスシーン想定
令和6年12月20日
各位
新年会開催のお知らせ
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、新年を迎えるにあたり、社員の親睦を深め、新たな年への決意を共有するため、
下記のとおり新年会を開催いたします。
年末のご多忙の折恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：令和7年1月17日（金）19:00～21:00
会場：○○ホテル 2階「さくら」の間
（住所：東京都○○区○○ 1-2-3 TEL:03-xxxx-xxxx）
JR○○駅東口より徒歩3分
参加費：5,000円（当日集金）
申込締切：令和7年1月10日（金）17:00
申込方法：メールまたは電話にて下記までご連絡ください
幹事：総務部 田中（内線123、tanaka@company.co.jp）
以上【悪い例】とその問題点
新年会やります！
1月17日の夜7時から○○ホテルで新年会をします。
参加したい人は田中まで連絡してください。問題点：
- 正式な文書の体裁になっていない
- 開催目的が不明確
- 詳細情報が不足
- 敬語が使われていない
業界別・シーン別バリエーション
製造業向け
「年始の安全操業に向けた意識統一と、チーム結束強化を目的として」
IT業界向け
「新年度のプロジェクト成功に向けたチームビルディングを目的として」
医療機関向け
「患者さまへのより良いサービス提供に向けた職員間の連携強化を目的として」
法的・実務的な留意点
労働法上の注意事項
- 参加の任意性を明確化：「自由参加」であることを明記し、参加強制とならないよう注意
- 勤務時間外の扱い：業務時間外の開催であることを明確にし、労働時間には含まれないことを確認
- ハラスメント防止：アルコールを含む懇親会では、パワハラ・セクハラ防止の注意喚起を併記
個人情報保護への配慮
- 参加者名簿の管理方法を明確化
- 写真撮影の可否と使用目的を事前告知
- アレルギー等の個人情報収集時は目的外使用禁止を明記
文書の保管・管理
- 保管期間：一般的には3年間（労働基準法に準じた期間）
- 管理部署：総務部または人事部での一元管理
- 電子化対応：PDFでの保存と検索可能な形式での管理
使用タイミングと注意事項
適切な通知タイミング
- 推奨期間：開催日の10-14日前
- 最低限：開催日の1週間前
- 年末年始の場合：12月中旬までに案内完了
使用を避けるべき状況
- 業績不振や人員削減直後
- 重大な労働問題発生直後
- 感染症等の健康リスクが高い時期
トラブル防止のチェックポイント
- 会場の収容人数と参加予定者数の確認
- 食物アレルギー対応の事前確認
- 交通アクセスの詳細説明
- キャンセル料発生の可能性について明記
- 天候等による中止判断基準の設定
よくある失敗例と対策
失敗例1：参加費の設定が不明確 → 対策：「当日集金」「事前振込」「会社負担」を明確に記載
失敗例2：申込締切後の追加参加希望 → 対策：「定員に達し次第締切」「締切後の追加受付不可」を明記
失敗例3：会場変更の連絡が遅延 → 対策：変更可能性がある場合は事前に注意書きを記載
カスタマイズのヒント
業種・業態に応じた調整方法
サービス業
- 「お客さまへのサービス向上」を目的に盛り込む
- シフト制の場合は複数回開催の検討
建設業
- 「安全作業の徹底」「現場でのチームワーク向上」を強調
- 屋外作業者への配慮（防寒対策等）
社内ルールに合わせた修正ポイント
- 稟議システム：予算承認手続きが必要な場合の記載
- 服務規程：会社の服装規定に応じた注意事項
- 就業規則：アルコール提供に関する社内規定の確認
デジタル化・電子化対応
オンライン開催の場合
開催方法：Zoomウェビナー
接続URL：（申込者に別途送付）
接続テスト：開始30分前から接続可能
技術サポート：IT部門（内線456）ハイブリッド開催の場合
- 現地参加とオンライン参加の両方を案内
- それぞれの参加費設定を明確化
- 技術的なサポート体制を整備
実践的なアドバイス
効率的な作成・管理方法
テンプレート活用のコツ
- 基本情報（会社名、連絡先等）を事前登録
- 前年度の内容を参考に定型部分を標準化
- 変更頻度の高い部分（日時、会場等）を明確化
作成時間短縮のポイント
- 会場情報は事前にリスト化して保管
- 標準的な文言集を作成して活用
- 承認フローを事前に確認
デジタルツール活用方法
案内作成・配信
- Googleフォーム：参加申込の自動集計
- Outlook：会議出席依頼での一斉配信
- Slack/Teams：リマインダー機能の活用
参加管理
- Excel/Googleスプレッドシート：参加者リストの共有管理
- Connpass：外部向けイベント管理（社外との合同開催時）
最新のビジネス慣習への対応
コロナ後の新年会事情
- ハイブリッド開催が主流
- 感染症対策の明記が必須
- 少人数分散開催の検討
働き方改革への配慮
- 参加の完全任意性を強調
- 家族同伴可能性の検討
- 多様な価値観への配慮を明記
DX時代の案内方法
- QRコードでの申込簡略化
- チャットボットでの問い合わせ対応
- デジタルサイネージでの案内表示
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
- お知らせ（新年会開催）01
基本的な社内向け新年会案内テンプレート
- お知らせ（新年会開催）02
より詳細な情報を含む案内状テンプレート
