お知らせ(展示会:ハガキ)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

お知らせ(展示会:ハガキ)の書式テンプレート(Word・ワード)


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書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

展示会案内ハガキは営業・マーケティング活動の重要なツールです。限られたスペースで効果的に情報を伝え、来場を促すため、以下の点を重視しましょう:

  • 簡潔性と魅力:ハガキの限られたスペースで要点を分かりやすく伝達
  • 相手との関係性:既存顧客、新規見込み客など関係性に応じた表現
  • 行動促進:来場したくなる魅力的な内容とお得感の演出
  • 信頼感の醸成:企業の信頼性と専門性をアピール

必須記載事項チェックリスト

  • 発送日・発行日
  • 宛先情報(会社名・担当者名)
  • 件名・タイトル
  • 展示会名・イベント名
  • 開催日時(開始・終了時間)
  • 開催場所(会場名・住所)
  • 展示内容・出展商品
  • 自社ブース番号・位置
  • 来場メリット・特典
  • 招待券・入場券情報
  • 問い合わせ先
  • 会社情報(社名・ロゴ・連絡先)

ハガキ特有の表現ポイント

効果的な表現例:

  • 「この度」「さて」等の簡潔な導入
  • 「ぜひお立ち寄りください」(親しみやすい誘い)
  • 「心よりお待ちしております」(温かみのある結び)

避けるべき表現:

  • 長すぎる前置き(スペースの無駄)
  • 専門用語の多用(理解しにくい)
  • 堅すぎる表現(親しみにくい)

具体的な記入例

【良い例】ファッション関連展示会のハガキ案内

拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度弊社では下記展示会に出展いたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    2025春夏ファッションフェア
    ~ハイティーンに向けた最新トレンド発信~
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【開催日時】
令和7年3月15日(土)~17日(月)
各日10:00~18:00(最終日は17:00まで)

【会場】
東京ビッグサイト西館
弊社ブース:W-205

【主な展示商品】
・2025春夏サマーニット新作コレクション
・人気のドット柄シリーズ
・ハイティーン向けアクセサリー
・環境配慮型素材使用アイテム

【特典】
・展示会限定価格でのご提供
・新規お取引先様向け特別条件
・2025秋冬シーズン先行情報

是非この機会にご来場いただき、弊社の最新商品を
ご覧いただければ幸いです。

皆様のお越しを心よりお待ちしております。

                                    敬具

株式会社○○ファッション
営業部 田中太郎
〒xxx-xxxx 東京都○○区××1-2-3
TEL:03-xxxx-xxxx
Email:tanaka@fashion.co.jp

【悪い例】とその問題点

展示会やります

来月展示会に出ます。
新商品があります。
来てください。

○○会社

問題点:

  • 展示会の詳細情報が不足
  • 来場メリットが不明確
  • 企業の信頼性が伝わらない
  • 行動を促す魅力が不足
  • 正式な案内状の体裁になっていない

業界別・商材別バリエーション

製造業(機械・部品)

「最新技術による高精度部品と、コスト削減を実現する新工法をご紹介」

IT・デジタル関連

「DX推進を支援する最新ソリューションと、導入事例をデモンストレーション」

食品・飲料

「季節の新商品と、健康志向に対応したオーガニック商品をご試食いただけます」

医療・介護

「高齢化社会に対応した最新医療機器と、介護現場の負担軽減製品を展示」

法的・実務的な留意点

景品表示法への対応

  • 優良誤認表示の禁止:過度な性能アピールを避ける
  • 有利誤認表示の禁止:価格・取引条件の誤解を招く表現を避ける
  • 特典の表示:割引率や特典内容は正確に記載

個人情報保護法への配慮

  • 送付リストの管理:適切な取得・管理・利用
  • オプトアウト:今後の案内停止方法を明記
  • 第三者提供:展示会主催者への情報提供に関する同意

商標・著作権の注意

  • 展示会名:正式名称を正確に記載
  • ロゴ・画像:使用許可の確認
  • 商品名:他社商標との重複回避

郵便法規の遵守

  • ハガキサイズ:郵便法に定められた規格内
  • 重量制限:第二種郵便物の重量制限
  • 表示義務:差出人の明記義務

使用タイミングと注意事項

適切な発送タイミング

  • 大型展示会:開催1か月前
  • 業界展示会:開催3週間前
  • 小規模展示会:開催2週間前
  • リマインダー:開催1週間前

発送対象の選定

  • A級顧客:既存の重要取引先
  • B級見込み客:過去に接触のある見込み客
  • C級リード:資料請求者・問い合わせ者
  • 新規開拓先:ターゲット業界の企業

季節・時期による配慮

年度末・年度初め

  • 予算関連:新年度予算での検討を促す
  • 人事異動:担当者変更への配慮
  • 決算時期:業界の決算時期を考慮

夏季・年末年始

  • 長期休暇:連休前の発送調整
  • 業界特性:各業界の繁忙期を考慮
  • 展示会集中期:他展示会との日程重複

よくある課題と対策

課題1:来場者数が期待を下回る → 対策:魅力的な特典・限定情報の提供

課題2:ターゲットではない来場者が多い → 対策:対象業界・職種を明確に記載

課題3:ブースの場所が分からない → 対策:会場図やアクセス方法を詳しく記載

最新のビジネス慣習への対応

デジタルマーケティング時代の展示会案内

  • オムニチャネル:ハガキとデジタルの統合戦略
  • パーソナライゼーション:個別最適化された内容
  • データドリブン:過去データに基づく最適化

環境配慮・サステナビリティ

  • エコ素材:環境配慮型用紙の使用
  • デジタル化推進:電子案内への段階的移行
  • リサイクル:使用済みハガキの回収・リサイクル

働き方改革への対応

  • 時間配慮:労働時間を考慮した展示会設定
  • 効率化:短時間での効果的な商談
  • リモート対応:オンライン商談の併用

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

お知らせ(展示会:ハガキ)

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