お知らせ（展示会：ハガキ）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
展示会案内ハガキは営業・マーケティング活動の重要なツールです。限られたスペースで効果的に情報を伝え、来場を促すため、以下の点を重視しましょう：
- 簡潔性と魅力：ハガキの限られたスペースで要点を分かりやすく伝達
- 相手との関係性：既存顧客、新規見込み客など関係性に応じた表現
- 行動促進：来場したくなる魅力的な内容とお得感の演出
- 信頼感の醸成：企業の信頼性と専門性をアピール
必須記載事項チェックリスト
- 発送日・発行日
- 宛先情報（会社名・担当者名）
- 件名・タイトル
- 展示会名・イベント名
- 開催日時（開始・終了時間）
- 開催場所（会場名・住所）
- 展示内容・出展商品
- 自社ブース番号・位置
- 来場メリット・特典
- 招待券・入場券情報
- 問い合わせ先
- 会社情報（社名・ロゴ・連絡先）
ハガキ特有の表現ポイント
効果的な表現例：
- 「この度」「さて」等の簡潔な導入
- 「ぜひお立ち寄りください」（親しみやすい誘い）
- 「心よりお待ちしております」（温かみのある結び）
避けるべき表現：
- 長すぎる前置き（スペースの無駄）
- 専門用語の多用（理解しにくい）
- 堅すぎる表現（親しみにくい）
具体的な記入例
【良い例】ファッション関連展示会のハガキ案内
拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では下記展示会に出展いたします。
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2025春夏ファッションフェア
～ハイティーンに向けた最新トレンド発信～
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【開催日時】
令和7年3月15日（土）～17日（月）
各日10:00～18:00（最終日は17:00まで）
【会場】
東京ビッグサイト西館
弊社ブース：W-205
【主な展示商品】
・2025春夏サマーニット新作コレクション
・人気のドット柄シリーズ
・ハイティーン向けアクセサリー
・環境配慮型素材使用アイテム
【特典】
・展示会限定価格でのご提供
・新規お取引先様向け特別条件
・2025秋冬シーズン先行情報
是非この機会にご来場いただき、弊社の最新商品を
ご覧いただければ幸いです。
皆様のお越しを心よりお待ちしております。
敬具
株式会社○○ファッション
営業部 田中太郎
〒xxx-xxxx 東京都○○区××1-2-3
TEL：03-xxxx-xxxx
Email：tanaka@fashion.co.jp【悪い例】とその問題点
展示会やります
来月展示会に出ます。
新商品があります。
来てください。
○○会社問題点：
- 展示会の詳細情報が不足
- 来場メリットが不明確
- 企業の信頼性が伝わらない
- 行動を促す魅力が不足
- 正式な案内状の体裁になっていない
業界別・商材別バリエーション
製造業（機械・部品）
「最新技術による高精度部品と、コスト削減を実現する新工法をご紹介」
IT・デジタル関連
「DX推進を支援する最新ソリューションと、導入事例をデモンストレーション」
食品・飲料
「季節の新商品と、健康志向に対応したオーガニック商品をご試食いただけます」
医療・介護
「高齢化社会に対応した最新医療機器と、介護現場の負担軽減製品を展示」
法的・実務的な留意点
景品表示法への対応
- 優良誤認表示の禁止：過度な性能アピールを避ける
- 有利誤認表示の禁止：価格・取引条件の誤解を招く表現を避ける
- 特典の表示：割引率や特典内容は正確に記載
個人情報保護法への配慮
- 送付リストの管理：適切な取得・管理・利用
- オプトアウト：今後の案内停止方法を明記
- 第三者提供：展示会主催者への情報提供に関する同意
商標・著作権の注意
- 展示会名：正式名称を正確に記載
- ロゴ・画像：使用許可の確認
- 商品名：他社商標との重複回避
郵便法規の遵守
- ハガキサイズ：郵便法に定められた規格内
- 重量制限：第二種郵便物の重量制限
- 表示義務：差出人の明記義務
使用タイミングと注意事項
適切な発送タイミング
- 大型展示会：開催1か月前
- 業界展示会：開催3週間前
- 小規模展示会：開催2週間前
- リマインダー：開催1週間前
発送対象の選定
- A級顧客：既存の重要取引先
- B級見込み客：過去に接触のある見込み客
- C級リード：資料請求者・問い合わせ者
- 新規開拓先：ターゲット業界の企業
季節・時期による配慮
年度末・年度初め
- 予算関連：新年度予算での検討を促す
- 人事異動：担当者変更への配慮
- 決算時期：業界の決算時期を考慮
夏季・年末年始
- 長期休暇：連休前の発送調整
- 業界特性：各業界の繁忙期を考慮
- 展示会集中期：他展示会との日程重複
よくある課題と対策
課題1：来場者数が期待を下回る → 対策：魅力的な特典・限定情報の提供
課題2：ターゲットではない来場者が多い → 対策：対象業界・職種を明確に記載
課題3：ブースの場所が分からない → 対策：会場図やアクセス方法を詳しく記載
最新のビジネス慣習への対応
デジタルマーケティング時代の展示会案内
- オムニチャネル：ハガキとデジタルの統合戦略
- パーソナライゼーション：個別最適化された内容
- データドリブン：過去データに基づく最適化
環境配慮・サステナビリティ
- エコ素材：環境配慮型用紙の使用
- デジタル化推進：電子案内への段階的移行
- リサイクル：使用済みハガキの回収・リサイクル
働き方改革への対応
- 時間配慮：労働時間を考慮した展示会設定
- 効率化：短時間での効果的な商談
- リモート対応：オンライン商談の併用
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
