不良品取り換えのお願いの書式テンプレートです。
書き方の注意点
- 不良品があったことと、不良個所を事務的に伝え、完全品の送品を依頼します。
- 完全品の納入がいつになるかの返事を求めます。
- 原因の究明と対策を要請します。
書き方のポイント
- 基本情報の記載
- 日付: 令和○年○○月○○日
- 宛先: 「○○○○○株式会社 ○○ ○○様」と、相手先の会社名と担当者名を記載します。
- 本文の構成
- 挨拶: 「前略」として簡潔な挨拶で始めます。
- 問題の指摘: 「一週間ほど前に貴社のパソコン（商品名○○○○）を購入し、令和○年○月○日に商品を購入しました。ところが、マニュアル書通りにセットアップしましたが、画面はつきますが、その後動きません。」と、購入日や不具合の内容を具体的に説明しています。
- 対応の依頼: 「貴社のサービスセンターにお電話しても、いつもお話中でつながりません。当社内部で検討したところ、不良品ではないかということでした。」と問題解決に苦労している状況を伝えつつ、「手元の品をご返送して、代わりの製品を送っていただけますでしょうか。あるいは、修理に来ていただけるのでしょうか。」と具体的な対応を依頼しています。
- 締めの言葉: 「大変困惑しております。早急に誠意あるご回答を頂きたく存じます。」と早急な対応を求めて締めくくります。
- 差出人情報
- 会社名、住所、担当部署、氏名を記載します（例：東京都○○区○○○○○○○-○-○ 株式会社○○○○○○ ○○○○部 ○○ ○○）。
この苦情文は、不良品に関する問題を具体的に説明し、代替品の送付または修理を依頼する内容となっています。ビジネスマナーを守りながらも、問題点と迅速な対応を求める点を明確に伝えている適切な苦情文です。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
