FAX送信表（ファックス送信表）は、ビジネス文書のFAX送信時に使用する重要な管理文書です。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用いただけます。
FAX送信表とは
FAX送信表は、FAX送信時に添付する表紙兼管理文書で、以下の重要な役割を果たします：
- 送信内容の明確化: 何を誰に送ったかを記録
- 受信確認の促進: 受信者が内容を迅速に把握
- 業務管理の効率化: 送信履歴と対応状況の追跡
- トラブル防止: 誤送信や受信漏れの予防
作成時の必須ポイント
1. 日付の正確な記入
送信日を明記することで、以下のメリットがあります：
- 時系列管理: いつ送信されたかが一目で分かる
- 書類管理: 日付順での整理・検索が容易
- 法的証拠: 送信日時の証明として機能
記載例:
- 和暦：令和7年7月15日
- 西暦：2025年7月15日（月）
- 時刻併記：2025年7月15日 14:30送信
2. 送信先・送信元情報の完備
送信先情報（必須項目）
- 会社名（正式名称）
- 部署名
- 担当者名（役職含む）
- 電話番号
- FAX番号
送信元情報（必須項目）
- 会社名・部署名
- 担当者名・役職
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス（連絡手段として）
記載例:
【送信先】
株式会社○○商事
営業部 部長
田中太郎 様
TEL: 03-1234-5678
FAX: 03-1234-5679
【送信元】
株式会社△△工業
総務部 主任
佐藤花子
TEL: 06-9876-5432
FAX: 06-9876-5433
Email: hanako.sato@example.com3. 送信枚数の明確な記載
送信する枚数を明記し（表紙を含む）、受信漏れを防止します。
記載例:
- 「表紙を含めて5枚」
- 「送信表1枚 + 資料4枚 = 計5枚」
- 「全5ページ（この送信表含む）」
4. 件名と送付書類のリスト化
送信する書類の詳細をリスト形式で記載し、受信者の理解を促進します。
記載例:
【送付書類】
1. 月次売上報告書（3ページ）
2. 来月度販売計画書（2ページ）
3. 在庫状況一覧表（1ページ）5. 確認事項・対応依頼の明示
チェックボックス形式で具体的なアクションを明記します。
標準的なチェック項目:
- □ ご確認ください
- □ ご返信をお願いします
- □ ご回覧ください
- □ 至急対応をお願いします
- □ 会議資料として保管願います
- □ ○月○日までにご対応ください
6. 期日設定の重要性
対応期限を設定し、業務の優先度を明確にします。
期日記載例:
- 「至急」「緊急」
- 「7月20日（木）17:00まで」
- 「来週月曜日までに」
- 「会議前日までに確認願います」
7. 連絡事項欄の効果的活用
追加情報や特記事項を記載し、誤解を防止します。
活用例:
- 「P.3の売上数値に修正があります」
- 「印刷時はカラー推奨です」
- 「不明点はお気軽にお電話ください」
業界別・用途別の記入例
製造業での技術資料送信
件名: 新製品仕様書について
送付書類:
1. 製品仕様書 Ver.2.1（5ページ）
2. 技術検証データ（3ページ）
連絡事項:
仕様変更点はP.2の赤枠部分です。
ご質問がございましたら技術部の山田まで
お電話ください（内線123）。建設業での見積書送信
件名: ○○工事見積書の送付
送付書類:
1. 見積書（2ページ）
2. 工程表（1ページ）
3. 材料仕様書（3ページ）
対応期日: 7月25日（月）まで
連絡事項:
見積有効期限は8月末までです。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。医療機関での検査結果送信
件名: 患者○○様 検査結果について
送付書類:
1. 血液検査結果（1ページ）
2. レントゲン読影報告書（1ページ）
連絡事項:
機密文書につき取り扱いにご注意ください。
ご不明な点は医師の田中まで直接お電話ください。よくある失敗例と対策
失敗例1: 送信枚数の不一致
問題: 実際の枚数と記載枚数が異なる 対策: 送信前に実際の枚数を再カウント、可能であれば第三者による確認
失敗例2: FAX番号の入力ミス
問題: 一桁違いで別の場所に送信 対策: 番号を声に出して確認、重要文書は事前にテスト送信
失敗例3: 期日の曖昧な表現
問題: 「なるべく早く」「お時間のある時に」 対策: 具体的な日時を明記「○月○日○時まで」
失敗例4: 連絡先情報の不備
問題: 質問があっても連絡できない 対策: 電話番号、メールアドレス、担当者名を必ず記載
法的・実務的な留意点
セキュリティ・機密保持
- 機密文書の表示: 「機密」「社外秘」「取扱注意」の明記
- 個人情報保護: 個人情報を含む場合の適切な注意書き
- 廃棄方法: 機密文書の適切な処分方法の指示
文書管理・保管
- 保管期間: 一般的に3～7年の保管が推奨
- 整理方法: 送信日、送信先、件名での分類管理
- 電子化対応: PDFスキャンによるデジタル保管
- 検索機能: 送信履歴データベースの構築
法的要件への対応
- 送信記録: 重要文書は送信証明書の保管
- 受信確認: 法的文書は受信確認の取得
- 時効管理: 契約関連文書の送信日記録
カスタマイズのヒント
業種別の調整例
IT・ソフトウェア業界
- システム名、バージョン情報の記載欄追加
- セキュリティレベルの明示欄設置
- 技術担当者の直通連絡先記載
法務・コンサルティング
- 案件番号、契約番号の記載欄
- 機密レベルの詳細分類
- 時効管理のための日付記録強化
製薬・医療機器
- 薬事法対応の注意書き追加
- 承認番号、ロット番号の記載欄
- 副作用報告の連絡先明記
社内ルールへの対応
- 会社ロゴ: 企業ブランディングの統一
- 文書番号: 社内管理番号の自動採番
- 承認欄: 上司承認の記録欄設置
- 配布先: 社内関係者への同報先記載
デジタル化時代への対応
電子FAXシステムの活用
- メール送信: 件名に「FAX送信」を明記
- PDF最適化: 文字の鮮明性を重視した設定
- 送信履歴: 電子的な送信記録の自動保存
ペーパーレス化への配慮
- 環境配慮: 必要最小限の情報に絞った簡潔な構成
- デジタル署名: 電子証明書による送信者認証
- クラウド連携: オンライン文書管理システムとの統合
最新技術の活用
- OCR対応: 文字認識しやすいフォント選択
- QRコード: 詳細情報へのリンク埋め込み
- AI活用: 自動分類・優先度判定機能
効率的な作成・管理手法
テンプレート活用の最適化
- 基本情報の事前登録: 頻繁に使用する送信先データの保存
- 定型文ライブラリ: 業務別・用途別の定型メッセージ集
- 差し込み機能: Wordの差し込み印刷による効率化
送信前チェックリスト（詳細版）
- □ 送信日時が正確に記入されているか
- □ 送信先情報に誤りがないか（特にFAX番号）
- □ 送信枚数が実際の枚数と一致しているか
- □ 送信元の連絡先が完備されているか
- □ 件名が内容を適切に表現しているか
- □ 送付書類リストが正確かつ完全か
- □ 対応依頼事項が明確に記載されているか
- □ 期日設定が適切で実現可能か
- □ 連絡事項に必要な情報が含まれているか
- □ 機密性レベルが適切に表示されているか
トラブル防止・対応策
- 送信テスト: 新規取引先への初回送信前テスト
- 受信確認: 重要文書は電話での受信確認実施
- エラー対応: 送信エラー時の再送手順の標準化
- バックアップ: 送信記録の複数箇所保存
ファイル形式はWord（ワード）です。下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- FAX送信表01
特徴: 一般的なビジネス用途に最適化された基本構成
適用場面: 日常的な資料送付、報告書提出、連絡事項の伝達
推奨業界: 全業種対応（製造業、サービス業、商社等）主要項目:
- 基本情報欄（日付、送信先、送信元）
- 送付書類リスト
- 対応依頼チェックボックス
- 連絡事項記載欄
- FAX送信表02
特徴: 用紙スペースを効率的に活用した省スペース設計
適用場面: 簡潔な連絡事項、定型的な文書送付
推奨業界: 小規模事業者、個人事業主、効率重視の企業主要項目:
- 必要最小限の情報欄
- 簡潔な書類リスト
- 基本的な確認事項
- コンパクトなメッセージ欄
- FAX送信表03
特徴: 詳細な情報管理と追跡機能を重視した高機能構成
適用場面: 重要文書の送付、プロジェクト管理、法的文書
推奨業界: 法務、会計、建設業、医療機関主要項目:
- 詳細な送信者・受信者情報
- 分類・優先度表示欄
- 詳細な対応依頼事項
- 進捗管理・フォローアップ欄
