AX送信状（ファックス送付状）は、FAX送信時に必要不可欠な文書です。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用いただけます。テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
FAX送信状とは
FAX送信状は、FAXで文書を送信する際に添付する表紙のことです。送信者・受信者の情報、送信枚数、送信内容の概要などを記載し、受信者が確実に文書を受け取れるようにするためのビジネス文書です。
作成時の必須ポイント
1. 日付の記入
令和○年○月○日形式で送信日を必ず記入します。西暦表記（2025年○月○日）でも問題ありません。
- 良い例: 令和7年7月15日、2025年7月15日
- 悪い例: 7/15、今日、本日（具体的な日付が不明）
2. 送信枚数の明記
送信する全ての枚数（表紙含む）を記入します。「表紙を含めて○枚」と明記すると受信者にとってより分かりやすくなります。
- 注意: 途中で送信が切れた場合の確認が容易になります
3. 送信先情報の正確な記載
以下の情報を漏れなく記載してください：
- 会社名（正式名称）
- 部署名
- 担当者名（役職も含む）
- FAX番号
- 電話番号（連絡用）
重要: 誤送信防止のため、FAX番号は送信前に必ず再確認してください。
4. 発信者情報の完備
相手が連絡を取りやすくするため、以下を記載：
- 会社名・部署名
- 発信者名
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス（あれば）
5. 確認・対応依頼欄の活用
チェックボックス形式で以下のような項目を設けると効果的：
- □ 確認願います
- □ 至急対応願います
- □ 返信をお願いします
- □ 資料として保管願います
6. メッセージ欄の効果的な利用
送信内容の要約や特記事項を簡潔に記載します。
- 例: 「会議資料をお送りします。7月20日の会議でご使用ください」
7. 見やすいレイアウトの確保
- 文字サイズは10.5pt以上を推奨
- 重要な情報は太字で強調
- 適切な余白を確保
- 罫線を活用して情報を整理
業界別・シーン別の記入例
一般的なビジネス文書送信の場合
件名: 月次売上報告書の送付について
メッセージ: 7月度の売上報告書をお送りします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。急ぎの文書送信の場合
件名: 【至急】契約書の修正版について
メッセージ: 修正いたしました契約書をお送りします。
明日までにご確認いただけますでしょうか。資料・参考文書の送信の場合
件名: 参考資料の送付
メッセージ: ご参考までに業界動向資料をお送りします。
ご質問等ございましたらお気軽にお声かけください。法的・実務的な留意点
セキュリティ対策
- 機密情報の取り扱い: 機密性の高い文書は「機密」「社外秘」等の表示を追加
- 個人情報保護: 個人情報を含む場合は適切な取り扱いを明記
- 誤送信対策: 送信前の番号確認を徹底
保管・管理方法
- 保管期間: 一般的に3年間の保管が推奨
- 電子化対応: PDFスキャンしてデジタル保管も検討
- 検索性向上: 日付・送信先・件名での整理が重要
関連法規への準拠
- 電気通信事業法: FAX送信時の適切な運用
- 個人情報保護法: 個人情報を含む文書の送信時の注意
- 企業のコンプライアンス: 社内規定との整合性確認
よくある失敗例と対策
失敗例1: 送信枚数の誤記
対策: 送信前に実際の枚数を再カウントする
失敗例2: FAX番号の入力ミス
対策: 番号を声に出して確認、可能であれば事前に電話で確認
失敗例3: 添付文書の送信忘れ
対策: 送信状に記載した枚数と実際の枚数の照合
失敗例4: 読みにくい文字・レイアウト
対策: 印刷して視認性を事前確認
カスタマイズのヒント
業種別の調整
- 製造業: 図面番号、仕様書番号の記載欄を追加
- 建設業: 工事名、現場名の記載欄を設置
- 医療機関: 患者情報の機密性に関する注意書きを追加
社内ルールへの対応
- 会社ロゴの配置
- 社内文書番号の記載欄追加
- 承認印欄の設置（必要に応じて）
デジタル化対応
- 電子FAX: メール送信時の件名に「FAX送信」を明記
- PDF化: 高解像度でのスキャン設定
- クラウド保管: 送信履歴の電子的な管理
関連文書との整合性
前後に必要な文書
- 送信前: 送信承認書（社内規定がある場合）
- 送信後: 送信完了報告書、受信確認書
ワークフロー上の位置づけ
- 文書作成・確認
- FAX送信状作成 ← 現在の工程
- FAX送信
- 受信確認
- フォローアップ（必要に応じて）
実践的なアドバイス
効率的な作成・管理方法
- テンプレート活用: よく使用する送信先の情報をあらかじめ入力
- チェックリスト作成: 送信前確認項目の標準化
- 送信履歴管理: エクセル等での送信記録の保持
デジタルツールの活用
- Word差し込み機能: 送信先情報の自動入力
- FAXソフト: 電子的な送信状作成機能の活用
- クラウドストレージ: テンプレートの共有・バックアップ
チェックリスト（送信前確認）
- □ 送信日が正しく記入されているか
- □ 送信枚数が実際の枚数と一致しているか
- □ 送信先FAX番号に誤りがないか
- □ 発信者情報が完備されているか
- □ 添付書類に漏れがないか
- □ 機密情報の取り扱いが適切か
- □ 読みやすいレイアウトになっているか
最新のビジネス慣習への対応
電子化の進展
近年、FAXの電子化が進んでいます。電子FAXやメール添付での送信時も、従来のFAX送信状の形式を維持することで、受信者にとって分かりやすい文書となります。
ペーパーレス化への配慮
環境配慮の観点から、必要最小限の情報に絞った簡潔な送信状の作成が推奨されています。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- FAX送信状01
標準的なビジネス用途に適したシンプルなデザイン
- FAX送信状02
詳細な情報記載が可能な充実型テンプレート
- FAX送信状03
コンパクトで使いやすい省スペース型
- FAX送信状04
チェックボックス付きの機能的なタイプ
- FAX送信状05
メッセージ欄が大きく取られた情報重視型
- FAX送信状06
企業ロゴ配置を考慮したフォーマル型
- FAX送信状07
カラー印刷に対応した現代的なデザイン
- FAX送信状08
項目が整理された使いやすい実用型
