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テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
作成のポイント
- 基本構成の整理:
- ヘッダー情報:
- 作成日、宛名(責任者名や部署名)、作成者の部署と氏名、捺印を明記。
- タイトル:
- 事実の記載:
- 概要:
- 商品破損が発生した日時、場所、関係者を具体的に記載。
- 経緯の詳細:
- 発生から対応までの流れを時系列で整理。
- 例:「破損が確認された時点」「取引先からの苦情対応」など。
- 被害の説明:
- 原因の分析:
- 対応と再発防止策:
- 迅速な対応:
- 商品交換や補償など、取引先への具体的な対応を記載。
- 教育と体制強化:
- 再発防止のための具体的な取り組み(教育、運用フロー改善など)を示す。
- 補足資料の添付:
- 調査報告書や謝罪文:
- 必要に応じて添付書類を明記し、文書の信頼性を高める。
- 簡潔で明瞭な記述:
- 箇条書きを適切に使用し、情報を整理。
- 過不足のない表現で、読みやすさを確保する。
- 締めの言葉:
- 謝罪と再発防止の決意:
- 「以上」と記載し、文書の完結性を示す。
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