送付状（資料送付）の書式テンプレート（Word・ワード）

送付状（資料送付）の書式テンプレートです。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

書き方の注意点

文書を送付する際には、文書だけではなく、一枚目に送付状を添付して送るのがビジネスの常識です。最低限下記事項を記載しましょう。また、問合せからなるべく時間を置かず発信することも心がけましょう。相手へ好印象を抱かせ、その後の業務がスムーズに進むきっかけとなります。

送信年月日（右上に必ず記載）
相手先会社名・氏名（左上の記載、株式会社は（株）と略すのは失礼にあたります）
会社名・部署名には後ろに「御中」、個人名には「様」を記載します。
書類を作成した人の会社名・氏名（日付下の右上に会社名と氏名を記載）
基本的に、会社名、住所、電話番号（FAX番号）、氏名の4点を記載します。
頭語と結語
拝啓、敬具を用いるのが一般的です。
挨拶文
「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」などを拝啓のあと、1字あけて続けるのが通例です。
記と以上
「記」は文章の中央、「以上」は文書の1番最後、右下に記載します。
送付内容
送付物の内容を記載。相手に分かりやすく、箇条書きで記載します。

書き方のポイント

宛先の明記
文書の冒頭に、送付先の会社名、部署名、担当者名を明記します。例：「株式会社○○○○○○○ 御中」として、正式な送付状であることを示します。
挨拶文の記載
季節の挨拶と、相手の健勝を祈る言葉から始めます。例：「○○の候、御社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」とし、丁寧な挨拶を述べます。
資料送付の経緯とお詫び
資料の請求への感謝と、送付の経緯を説明します。「先日は弊社のオリジナル商品『○○○○』の資料を請求頂きまして誠にありがとうございました。この度は、資料のご準備ができましたので、ご送付させて頂いた次第でございます。」と記載し、送付が遅れた場合はその旨を詫びる内容も加えます。
商品の状況についての説明
現在の商品状況（例：入荷待ち）や納品時の注意点など、事前に伝えておくべき情報を記載します。「ご注文頂けた際にも、納品までお時間を頂くこととなります。予めご了承いただきますようお願い申し上げます。」と説明します。
問い合わせ先の案内
資料や商品に関する質問への対応窓口を記載します。「ご不明な点等ございましたら、下記までお気軽にご連絡下さい。」と案内し、担当者の連絡先を明記します。
同封物の明記
送付する資料の内容を「記」として明示します。「同封させていただく資料 ○○○○○○○ ○部」などとし、具体的に記載します。
結びの挨拶
丁寧に締めくくり、礼儀正しく文書を結びます。「今後とも変わらぬお引き立ての程、何卒よろしくお願い申し上げます。敬具」で締めます。
署名と連絡先
送付者の会社名、住所、担当者名、連絡先を明記し、正式なビジネス文書としての体裁を整えます。