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退職証明書をダウンロード(Excel)
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📝 ここだけ埋めれば完成(3分):
発行日 / 氏名・住所 / 入社日・退職日 / 退職理由(チェック) / 会社情報・捺印
発行日 / 氏名・住所 / 入社日・退職日 / 退職理由(チェック) / 会社情報・捺印
📋 提出先別:どこまで書く?
① 転職先に提出:職務内容・在籍期間を重視。退職理由は求められた範囲のみ
② 自治体(保育園・学童等):就労状況の証明が主 → 雇用証明書の方が適切な場合も
③ 本人保管:最低限項目でOK(氏名・在籍期間・退職日)
⚠️ 退職理由の書き方で揉めないために
・原則:提出先が求める範囲のみ記載(本人が請求した項目以外は書かない)
・「解雇」等センシティブ項目は別紙運用が安全(本人請求時のみ発行)
・「その他」例:契約満了 事業所閉鎖 家庭都合
書き方のポイント
- タイトルの明示:
- 「退職証明書」というタイトルをページ上部に記載します。
- 証明書の発行日:
- 証明書発行日を「令和○年○月○日」の形式で記載します。
- 退職者の情報:
- 退職者の氏名(フリガナも含む)、住所、電話番号、最終所属部署、最終役職、入社日、退職日を記載します。
- 退職理由の選択:
- 以下の選択肢を設け、該当するものにチェックを入れます。
- 自己都合による退職
- 当社推奨
- 定年退職
- 契約期間満了
- 移籍出向による退職
- その他(具体的理由を記載する欄を設ける)
- 解雇(必要な場合は別紙に記載すること)
- 以下の選択肢を設け、該当するものにチェックを入れます。
- 会社情報と署名:
- 会社名、住所、電話番号、代表者名を記載し、担当者の署名・捺印を設けます。
- 注意事項:
- 退職証明書が発行された場合の注意事項や、退職者が解雇に関して請求した場合のみ別紙を記載する旨を明記します。
これらのポイントを踏まえた退職証明書を作成することで、適切な退職手続きを行うことができます。
よくある質問(FAQ)
Q. 退職証明書と離職票の違いは?
退職証明書は会社が任意で発行する証明書。離職票はハローワーク手続き用の公的書類で、失業給付の申請に必須です。
退職証明書は会社が任意で発行する証明書。離職票はハローワーク手続き用の公的書類で、失業給付の申請に必須です。
Q. 退職理由は必ず書く必要がある?
本人が請求した項目のみ記載義務があります(労基法22条)。請求されていない項目は記載不要です。
本人が請求した項目のみ記載義務があります(労基法22条)。請求されていない項目は記載不要です。
Q. 発行期限はある?
法律上は「遅滞なく」とされています。通常は請求から1〜2週間以内が目安です。
法律上は「遅滞なく」とされています。通常は請求から1〜2週間以内が目安です。
Q. PDF(電子発行)でもよい?
提出先が認めれば可能です。ただし公的機関への提出は原本(押印あり)を求められることが多いです。
提出先が認めれば可能です。ただし公的機関への提出は原本(押印あり)を求められることが多いです。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はExcel(エクセル)です。


⚠️ 退職時に最も手間がかかるのは…
証明書発行より「社会保険・雇用保険の届出」と「給与計算の精算」です。抜け漏れがあると元従業員からの問い合わせが続きます。
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