購買管理規程の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方のポイント

目的
- この規程は、会社が必要とする商品および購買品を、適正な性能・品質・価格・時期に購買するための原則を定め、購買業務の管理運営を円滑化し、経営の合理化を図ることを目的としています。
購買管理責任者
- 購買品の種類に応じて、各部門長が購買総括管理責任者として指定され、購買業務全般を管理します。例えば、商品仕入に関しては商品本部長が担当します。
購買計画の立案
- 購買担当部署は、年次および月次で購買計画を立案し、計画的かつ合理的な運用を図る義務があります。購買価額の決定には、稟議規程に基づく手続が必要です。
取引先の選定と管理
- 購買責任者は、取引先の経営状態、設備能力、業務管理能力を確認し、会社の要求に応えられることを確認した上で取引を開始します。新規取引においては、取引先の詳細な調査が必要です。
見積りと契約
- 物品購入の際には、複数の取引先から見積書を取得し、価格、品質、納期、信頼性を比較して最も適切な相手を選定します。長期取引の場合は、契約を締結することが推奨されます。
購買手続の流れ
- 購買担当部署は、品名、数量、価格、納期を確認した後、購買手続きを開始し、所定の注文書を発行します。納品後には、受領者が物品受領書に受領印を押印し、検収を行います。
不良品対応と支払処理
- 検収時に不良品が発見された場合は、速やかに取引先と交渉し、対応策を講じます。また、支払手続は物品受領書と請求書を確認した上で進められます。
取引の透明性
- 購買担当者は、常に公正かつ透明性のある態度で業務に当たり、取引先との不適切な関係を防止するために留意する必要があります。