製品のクレーム報告の書式テンプレートです。クレーム報告書は、クレーム内容や具体的な措置などをまとめて関係部署に配布する報告書です。
内容としてまず先方が、訴えているクレームの中身とその経緯を記載しましょう。内容に漏れや勘違いのないようにしましょう。同じ失敗を防ぐため、今後の対処・対応方法を記載します。 客観的な視点、具体的な技術が必須です。独断や言い訳、責任転嫁する書き方にならないように注意しましょう。
書き方の注意点
- クレームが妥当かどうかの判断を調査に基づいて行います。
- 苦情の内容や重要度によっては、すぐに対応をしなければならないので、早急に報告します。
- 再発防止策を検討し、その結果を報告します。
書き方のポイント
1. 基本情報の記載
- 報告日: 報告書の作成日を記入します（例：○○年○○月○○日）。
- 宛先: クレーム報告書を提出する相手（例：○○○部長 ○○○○○ 様）を明記します。
- 報告者: 自身の所属部署と氏名を記載します。
2. クレームの概要
- 製品名: クレームがあった製品の名称（例：「○○○○○」）を明記します。
- クレームの発生日: クレームが発生した日付を記載します（例：○○月○○日）。
- お客様情報: クレームを申し出た顧客の氏名と居住地（例：○○○○○様（○○○在住））を記載します。
3. クレームの詳細内容
- クレーム内容: クレームの具体的な内容や問題点を記載します。顧客が困っている点や不具合の発生状況を正確に伝えます。
- 例：「ボタンを押してから○○されるまで若干の時間差が生じ、何度もやり直さなければならず困り果てた」といった内容を詳しく記述します。
4. 顧客の評価とモニター結果
- 顧客の評価: その製品に対する顧客の評価（例：製品の機能や使いやすさについて高く評価している）を記載します。
- モニター結果: 顧客のクレームに対する他のモニターからの意見や共感度を記載します（例：○○名中○名が賛同した）。
5. 今後の対応策・提案
- 対応策や提案: 今後の製品開発における改善提案を記載します。例：「新製品については、その点の改良を行うべき」といった具体的な対応策を明示します。
6. 補足資料
- 「詳しいクレーム内容と調査結果については、別紙報告書にまとめます」とありますので、必要に応じて詳細な資料や調査報告書を添付します。
7. 締め
- 最後に「以上」で報告書を締めくくります。
このポイントをしっかりと記入することで、製品のクレーム報告書が詳細かつ明確になり、クレーム対応や製品改善に役立てることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
