苦情文（不良品）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方のポイント
1. 基本情報の記載
- 日付: 苦情文を作成した日付を明記します。「令和○年○月○日」の形式で記入し、いつ苦情を提出したのかを明確にします。
- 宛先: 商品を購入した相手先（販売店やメーカーなど）の「会社名」、「担当部署」、「担当者名」を正確に記入します。これにより、どこに苦情を送るのかが明確になります。
2. 自身の情報
- 差出人情報: 苦情を提出する自分の「氏名」、「住所」、「連絡先」を記載します。これにより、相手方がどの顧客からの苦情かを確認できるようになります。
3. 商品の詳細
- 商品情報: 不良品となった商品の「商品名」、「型番」、「購入日」、「購入場所」を明記します。これにより、相手方が該当商品を特定しやすくなります。
4. 不良箇所の説明
- 不良の内容: 商品のどこが不良であるかを具体的に記載します（例：「商品が動作しない」、「部品が欠けている」など）。できるだけ詳細に説明することで、相手方が問題を理解しやすくなります。
- 発見時期: 不良を発見した日時を記載します。これにより、問題が発生したタイミングを特定するのに役立ちます。
5. 希望する対応
- 対応の要望: 交換、修理、返金など、希望する対応方法を具体的に記載します。明確な要望を示すことで、相手方が適切な対応を取りやすくなります。
6. 証拠の添付
- 写真や証拠: 不良品の状態を示す写真や購入時のレシートのコピーなどを添付します。これにより、不良の状態がより正確に伝わります。
7. 丁寧な言葉遣い
- 適切な言葉遣い: 苦情文は丁寧な言葉遣いを心がけ、感情的な表現は避けます。冷静かつ事実に基づいた表現で記載することで、相手方も真摯に対応しやすくなります。
8. 送付方法と確認
- 送付方法: 苦情文を内容証明郵便やメールで送付することで、送付した証拠を残すようにします。送付後に連絡がない場合は、追跡して確認することも重要です。
これらのポイントを守って不良品に関する苦情文を作成することで、相手方に対して適切かつ効果的に問題を伝え、迅速な対応を促すことができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
