督促状（未納品）の書式テンプレートです。こちらの要求に対応してくれない受信者に、納品などを督促する文書です。受信者が契約の履行を怠っている場合などに催促し、行動してもらいましょう。
書き方の注意点
- 困惑している状況を、具体的かつ簡潔に示して、素早い対応を促します。
- 請求状を送付後に事態が改善されなかった場合、二度目からの請求は督促になります。
- 督促の強さは相手によって微妙に変えます。
こちらが困っていることを記載してから、受信者への要求を記載します。遅れている理由が故意ではない場合もあるので「行き違いの場合はお許しください」という一文を記載します。
書き方のポイント
- 宛名の明記
文書の冒頭に、送付先の会社名と担当者名を明記します。例として、「株式会社○○○○ 御中」とし、誰に向けた文書であるかを明確にします。 - 挨拶文の記載
簡潔に要件のみを伝える形式で記載し、通常のビジネスの挨拶は省略されています。「前略 とり急ぎ用件のみ申し上げます。」とし、緊急性を示しています。 - 未納品の説明と依頼
発注した商品の未納状況を具体的に説明し、迅速な対応を依頼します。「○月○日にて、発注させていただきました『○○』３００個ですが、○月○日現在未だ納品が確認できておりません。」と記載し、相手に対応を促します。 - 納品遅延の影響を明示
未納品が自社の業務に与える影響を具体的に伝えます。「『○○』は、弊社の『○○○』を製品化するために重要なパーツですので、期日を過ぎますとこちらも納品遅延が発生してしまいます。」と記載し、相手に状況の重要性を伝えます。 - 行き違いの対応
万が一、既に納品が行われている場合の対応についても配慮を示します。「なお、本状と行き違いにて着荷した場合には、何とぞご容赦いただければ幸いです。」と記載します。 - 結びの挨拶
緊急の対応をお願いする文言で締めくくり、「草々」で文書を結びます。
これらのポイントを押さえて督促状を作成することで、未納品に対する迅速な対応を丁寧に促し、相手に誠実な対応を求めることができます。督促状はビジネスの信頼関係を維持するために重要な文書であり、明確で簡潔な表現が求められます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
