案内状（見積書の送付）の書式テンプレートです。
数字だけでは伝わらない部分を、添付する送付通知でフォローしましょう。見積書はいつの、何に対する見積もりなのかを明確にしましょう。発信年月日を入れることによって、万が一トラブルが生じた場合の証拠にもなり得ます。もちろん金額の数字の確認も必須です。
見積書は必ず封書で送付し、メール送付の場合はPDFファイルに変換して送るのが基本です。ソフトウェアに依存せず受信者が閲覧でき、改ざんの可能性も防ぐことができるからです。
書き方のポイント
- 挨拶文の使用:
- 季節の挨拶や日頃の感謝の意を述べ、丁寧な導入を心がけます。例：「拝啓 御社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」。
- 見積書送付の案内:
- 見積書の作成経緯や送付理由を簡潔に記載します。例：「先日はご多忙のところ貴重なお時間を賜りまして、誠にありがとうございました。早速お預かりいたしました資料を元に検討いたしました結果、見積書を別紙のとおり作成いたしましたので、ご査収下さい」。
- 見積価格の説明:
- 提供価格についての特別な条件やメリットを伝え、検討を促します。例：「見積価格につきましては、特別なご奉仕価格とさせていただいておりますので、ぜひともご検討のうえ、ご注文頂けますと幸いでございます」。
- 案内状の締め:
- 「取り急ぎご案内申し上げます」といった簡潔な締めの言葉で終わると、ビジネス文書らしくなります。
- 会社情報の記載:
- 送付元の会社情報や連絡先を明記して、受け手が問い合わせや確認をしやすくします。
これらのポイントを押さえて案内状を作成することで、受け手に対して丁寧でわかりやすい印象を与えることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
