案内状（慰安旅行）の書式テンプレート（Word・ワード）

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基本的な書き方のポイント

1. 冒頭の挨拶

簡潔な挨拶と旅行案内であることを明記
日頃の労務への感謝を表現し、参加への期待感を演出
恒例行事の場合はその旨を記載して安心感を与える
例：「日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。当社の恒例行事である慰安旅行を、今年も実施いたします」

2. 旅行の目的と参加促進

慰安旅行の意義（親睦深化、リフレッシュ、チームワーク向上等）を明記
会社からの感謝の気持ちを表現
参加を促す言葉で積極的な参加を呼びかける
例：「日頃のご苦労に報い、社員相互の親睦を深めることを目的としております。皆様奮ってご参加いただきますようお願い申し上げます」

3. 参加可否の確認方法

参加申込の締切日と連絡方法を明確に記載
不参加の場合の連絡も同様に案内
家族同伴の可否がある場合は明確に記載
例：「参加の可否について、5月15日（月）までに総務課田中まで必ずご連絡ください」

4. 旅行の詳細情報

日程（出発・帰着日時）
集合・解散場所（住所・目印・駐車場情報）
宿泊先（ホテル名・住所・連絡先）
主な観光地・行程
交通手段（貸切バス・電車等）
参加費用（会社負担分・個人負担分の内訳）

5. 特別な事情への対応

途中参加・早退の場合の連絡方法
現地集合・現地解散の可否
交通費の取扱い（自家用車利用等）
宿泊を伴わない日帰り参加の可否

6. 問い合わせ先の明記

担当者名・部署名・連絡先を明確に記載
連絡可能時間も併せて案内
緊急時連絡先（旅行当日の連絡先）

7. 結びの言葉

参加への感謝と楽しい時間への期待を表現
安全な旅行への配慮を示す
チームワーク向上への期待を込める

具体的な記入例

【良い例】1泊2日温泉旅行

慰安旅行開催のご案内

拝啓　新緑の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。

さて、皆様の日頃のご労苦に報い、社員相互の親睦を深めることを目的として、
下記の通り慰安旅行を実施いたします。

記

■ 慰安旅行概要

日　程：6月10日（土）～11日（日）【1泊2日】
行き先：熱海温泉
宿泊先：熱海後楽園ホテル
　　　　〒413-0002 静岡県熱海市東海岸町7-1
　　　　TEL：0557-81-0041

■ 集合・解散
【集合】6月10日（土）午前8時
　　　　会社正面玄関前（貸切バス乗車）
【解散】6月11日（日）午後6時頃（予定）
　　　　会社正面玄関前

■ 主な行程
【1日目】
 8:00　会社出発
10:30　熱海梅園散策
12:00　昼食（海鮮料理）
14:00　ホテル到着・チェックイン
15:00　温泉入浴・自由時間
18:00　宴会（懇親会）

【2日目】
 8:00　朝食
10:00　チェックアウト・お土産購入
11:30　熱海城見学
13:00　昼食
15:00　熱海出発
18:00　会社到着・解散（予定）

■ 参加費用
社員：5,000円（宿泊費・食事代・観光代の一部）
※交通費は会社負担

■ 申込方法
参加の可否について、5月20日（金）までに
総務課田中まで必ずご連絡ください。
内線：1234 / メール：tanaka@company.co.jp

■ 注意事項
・途中参加、途中離脱をご希望の方は事前にご相談ください
・現地集合・現地解散も可能です（要事前連絡）
・雨天決行（屋内施設中心の行程に変更）
・貴重品の管理は各自でお願いします
・健康状態に不安のある方は事前にご相談ください

皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
楽しい思い出を作りながら、親睦を深めましょう！

敬具

令和○年○月○日
株式会社○○　代表取締役　○○○○

【避けるべき悪い例】

旅行行きます。
日時：来月
場所：温泉
参加する人は連絡してください。
以上。

旅行形態別・規模別のバリエーション

日帰り旅行の場合

バス旅行

集合時間を余裕をもって設定
車酔い対策の案内
休憩地点・時間の明記
帰着時間の幅を考慮した案内

観光地散策

歩きやすい服装の指定
雨天時の代替プラン
集合場所の詳細な案内（目印等）
昼食の手配内容

宿泊旅行の場合

温泉旅行

宿泊施設の設備案内（大浴場、露天風呂等）
浴衣・アメニティの有無
部屋割り方法の説明
宴会での余興・企画内容

リゾート地旅行

服装の指定（リゾートウェア等）
アクティビティの選択肢
自由時間の過ごし方
天候に左右される場合の対応

海外旅行の場合

パスポート関連

パスポートの有効期限確認（6ヶ月以上推奨）
ビザ取得の要否
パスポートコピーの事前提出

現地情報

時差・気候情報
通貨・両替情報
現地でのマナー・注意事項
緊急時の日本領事館連絡先

法的・実務的な留意点

労働法関連の注意事項

参加の任意性確保

参加強制とならないよう明確化
不参加による不利益扱いの禁止
参加費の妥当性（高額すぎない設定）

労働時間の取扱い

休日開催の場合の労働時間非該当の確認
平日開催時の有給休暇取得推奨
移動時間の労働時間該当性の整理

安全管理・保険関連

旅行保険の加入

団体旅行保険の加入確認
補償内容の参加者への説明
既往症・持病がある場合の対応

安全対策

緊急時連絡体制の整備
現地での安全責任者の指定
事故・急病時の対応手順作成

個人情報保護

参加者情報の管理

緊急連絡先等の個人情報取得同意
情報の利用目的明示
旅行終了後の情報廃棄

使用タイミングと注意事項

適切な告知時期

宿泊旅行の場合

2-3ヶ月前：初回案内（概要・参加意向調査）
1ヶ月前：詳細確定後の正式案内
1週間前：最終確認・当日の連絡先通知

日帰り旅行の場合

1ヶ月前：初回案内
2週間前：詳細案内
前日：天候確認・最終連絡

よくある失敗例と対策

失敗例1：参加者数の大幅な変動

対策：仮予約制度の導入、キャンセル規定の明確化
宿泊施設との調整可能期間の確認

失敗例2：天候不良による行程変更

対策：雨天時の代替プラン事前作成
屋内施設を含むバランスの取れた行程設計

失敗例3：交通渋滞による大幅な遅れ

対策：余裕を持った時間設定
渋滞情報の事前確認と代替ルート検討

失敗例4：食事・宿泊でのアレルギー対応漏れ

対策：事前のアレルギー調査実施
宿泊施設との詳細な打ち合わせ

実践的なアドバイス

参加率向上のコツ

魅力的な企画内容：参加者のニーズ調査に基づく企画
リーズナブルな費用設定：参加しやすい価格帯
柔軟な参加形態：日帰り参加・現地集合等の選択肢
事前の期待感醸成：写真・動画による目的地紹介

運営を円滑にする工夫

詳細な事前打ち合わせ：旅行会社・宿泊施設との調整
責任者・サブリーダーの配置：各グループでの世話役
連絡体制の整備：携帯電話・無線機等の活用
余裕を持ったスケジュール：遅れに対する柔軟性

トラブル対応の準備

医療機関の事前調査：現地の病院・薬局情報
交通機関の代替手段：遅延・運休時の対応
天候対応：屋内施設の代替案準備
忘れ物・紛失対応：現地での調達方法