案内状（夏季交流会）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
基本的な書き方のポイント
1. 冒頭の挨拶
- 夏季の時候の挨拶と交流会の趣旨を明確に伝達
- 日頃の業務への感謝を表現し、リフレッシュの機会としての位置づけ
- 親睦深化の目的を具体的に説明
- 例：「暑中お見舞い申し上げます。日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。この度、社内の親睦を深め、夏の疲れを癒すことを目的として、夏季交流会を開催いたします」
2. 参加促進の呼びかけ
- 積極的な参加を促す魅力的な表現
- 申込締切日と連絡方法を明確に記載
- 参加の任意性を示しつつ、参加メリットを強調
- 家族同伴の可否がある場合は明記
- 例：「普段お忙しい皆様にリフレッシュしていただき、部署を超えた交流を深める絶好の機会です。ぜひ奮ってご参加ください」
3. 詳細情報の明記
- 開催日時（開始・終了時刻、所要時間）
- 会場情報（住所・アクセス・駐車場）
- 集合場所・時間
- 参加費用（会社負担・個人負担の内訳）
- 服装（カジュアル・ビジネスカジュアル等）
- 持参物（着替え・タオル等）
4. イベント内容の詳細
- メインイベントの具体的な内容説明
- タイムスケジュールの概要
- 食事・懇親会の詳細（時間・場所・内容）
- 特別企画がある場合はその紹介
- 雨天時の対応（屋外イベントの場合）
5. 問い合わせ先の明記
- 実行委員会または担当者の連絡先
- 連絡可能時間と連絡方法
- 当日の緊急連絡先
- 質問・相談窓口の明確化
6. 結びの言葉
- 参加への期待と感謝の気持ちを表現
- 楽しい時間への期待を込めた締めくくり
- チームワーク向上への期待
具体的な記入例
【良い例】BBQ＆ビアガーデン交流会
夏季交流会開催のご案内
暑中お見舞い申し上げます。
連日厳しい暑さが続いておりますが、皆様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、この度、社内の親睦を深め、夏の疲れを癒していただくことを目的として、
下記の通り夏季交流会を開催いたします。
記
■ 夏季交流会 BBQ＆ビアガーデン
日 時：8月19日（土）午後3時～午後8時
会 場：○○リバーサイドパーク BBQエリア
〒000-0000 ○○市○○町1-1-1
TEL：03-0000-0000
集 合：午後2時45分（現地BBQエリア受付前）
参加費：2,000円（食材・飲み物・会場費込み）
■ イベント内容
15:00-15:30 受付・乾杯
15:30-17:30 BBQ＆歓談タイム
17:30-18:00 ゲーム大会（景品あり）
18:00-19:30 ビアガーデンタイム
19:30-20:00 締めの挨拶・記念撮影
■ 持参物・服装
服 装：カジュアル（汚れても良い服装）
持参物：タオル、帽子、日焼け止め
※飲食物は全てご用意いたします
■ アクセス・駐車場
・JR○○線「○○駅」より徒歩15分
・駐車場完備（無料・50台）
・雨天時：隣接屋内施設に変更
■ 申込方法
参加希望者は8月10日（木）までに下記まで
お名前・連絡先をお知らせください。
夏季交流会実行委員会
委員長：総務部 田中太郎（内線1234）
副委員長：営業部 佐藤花子（内線2345）
メール：summer-event@company.co.jp
■ 注意事項
・熱中症対策として適宜休憩を取り、水分補給をお願いします
・アルコールを提供いたしますが、お車でお越しの方はご遠慮ください
・食物アレルギーのある方は事前にお知らせください
・当日の体調管理にご注意ください
普段お忙しい皆様にリフレッシュしていただき、
部署を超えた交流を深める絶好の機会です。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
楽しい夏の思い出を一緒に作りましょう！
令和○年○月○日
夏季交流会実行委員会一同【避けるべき悪い例】
夏の交流会やります。
BBQします。
来たい人は連絡してください。
以上。イベント形式別・規模別のバリエーション
屋外イベント
BBQ・キャンプ
- 天候対策（雨天時の代替案）
- 熱中症・日焼け対策の注意喚起
- 食材アレルギー・食事制限への配慮
- 火気使用時の安全管理
スポーツ大会（ソフトボール・テニス等）
- 運動強度と参加者の体力レベル
- スポーツ用品の準備・レンタル
- 怪我防止のためのウォーミングアップ
- 救護体制・応急処置の準備
海水浴・プール
- 水難事故防止のための安全対策
- 日焼け・熱中症対策
- 更衣室・シャワー施設の案内
- 泳げない方への配慮
屋内イベント
ボウリング大会
- レーン予約と参加人数の調整
- 初心者向けのルール説明
- シューズレンタルの案内
- スコア集計・表彰方法
カラオケ・パーティー
- 個室の手配と時間配分
- 歌いたくない方への配慮
- 飲食物の手配
- 音響機器の操作方法
料理教室・クッキング
- 調理設備・器具の確認
- 食材アレルギーの事前調査
- 衛生管理・食中毒対策
- エプロン・三角巾等の準備
複合型イベント
リゾート施設での宿泊交流会
- 宿泊施設の詳細情報
- チェックイン・チェックアウト時間
- 部屋割り・同室者の決定方法
- 温泉・プール等の施設利用案内
日帰りバス旅行
- 集合場所・出発時間の詳細
- 車酔い対策の案内
- 休憩地点・トイレ休憩の予定
- 観光地での自由時間の過ごし方
法的・実務的な留意点
労働法関連の注意事項
参加の任意性確保
- 強制参加とならないよう明確化
- 不参加による不利益扱いの禁止
- 参加費の妥当性（高額すぎない設定）
労働時間の取扱い
- 休日開催時の労働時間非該当の確認
- 平日開催時の業務時間との区別
- 参加準備時間の取扱い
安全管理・保険関連
傷害保険の確認
- 会社の労災保険適用範囲の確認
- イベント保険の加入検討
- 既往症・持病への配慮
安全対策の実施
- リスクアセスメントの実施
- 安全責任者の配置
- 緊急時の連絡体制整備
- 応急処置用品の準備
アルコール提供時の注意
適正な提供方法
- 過度の飲酒防止対策
- 運転者への提供禁止
- 未成年者への配慮
- 帰宅方法の確認
使用タイミングと注意事項
適切な告知時期
夏季交流会の場合
- 1ヶ月前：初回案内で参加予定調査
- 2週間前：詳細確定後の正式案内
- 1週間前：最終確認と天候情報
- 前日：最終連絡事項
よくある失敗例と対策
失敗例1：天候不良による急遽中止
- 対策：雨天時の代替プラン事前作成
- 屋内施設の仮予約
- 延期日程の事前調整
失敗例2：熱中症・体調不良者の発生
- 対策：十分な水分・塩分補給の準備
- 日陰・休憩場所の確保
- 救護体制の整備
失敗例3：食材不足・アレルギー対応漏れ
- 対策：参加人数の正確な把握
- 食物アレルギーの事前調査
- 予備食材の準備
失敗例4：交通・駐車場の混雑
- 対策：詳細なアクセス案内作成
- 公共交通機関の利用推奨
- 駐車場の事前確保
これらのポイントを押さえることで、参加者にとって楽しく、組織の結束力向上に効果的な夏季交流会案内状を作成できます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
