案内状（会社説明会）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
基本的な書き方のポイント
1. 挨拶文の工夫
- 季節の挨拶と相手への敬意を表現
- 長期的な関係性への感謝を込める
- 会社説明会の重要性を示唆する導入
- 親しみやすさと格式のバランス
- 例：「新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」
2. 目的の明記
- 説明会開催の背景と意義を明確に説明
- 相互理解の促進が目的であることを強調
- 今後の協力関係への期待を表現
- 参加メリットを具体的に提示
- 例：「この度、弊社の事業内容や今後の展開につきまして、より深くご理解いただくため、会社説明会を開催する運びとなりました」
3. 日時の明確化
- 開催日（年月日・曜日）の正確な記載
- 開始時刻と終了予定時刻
- 受付開始時間の明記
- 所要時間の目安
- 複数回開催の場合は全日程を表示
- 例：「令和6年6月15日（土）午後1時30分受付開始、午後2時00分～午後5時00分（約3時間）」
4. 場所の詳細記載
- 会場名と住所の完全記載
- 最寄駅からのアクセス方法
- 駐車場の有無と台数
- 会場の設備（Wi-Fi、プロジェクター等）
- 地図・案内図の添付
- 例：「○○ホテル 5階『翠の間』（〒100-0001 東京都千代田区○○1-1-1、JR東京駅八重洲口より徒歩5分、駐車場完備）」
5. 説明内容の詳細
- プログラムを時系列で明確に記載
- 各セクションの担当者と所要時間
- 配布資料の概要
- 質疑応答時間の確保
- 個別相談の機会提供
6. 参加者への案内事項
- 服装（ビジネススーツ・ビジネスカジュアル等）
- 持参物（名刺、筆記用具、印鑑等）
- 事前準備（会社情報の予習等）
- 当日の受付方法
7. 申込・連絡事項
- 申込締切日と申込方法
- 参加人数の制限がある場合はその旨
- キャンセルの場合の連絡方法
- 問い合わせ先の詳細
8. 付帯サービス・特典
- 交通費支給の条件と金額
- 懇親会の開催有無
- 会社見学の実施
- 記念品の贈呈
具体的な記入例
【良い例】総合商社の会社説明会
会社説明会開催のご案内
拝啓 初夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社の事業内容や今後の成長戦略につきまして、より深くご理解いただくとともに、
今後の協力関係をさらに発展させるため、下記の通り会社説明会を開催いたします。
記
■ 会社説明会概要
日 時：令和6年7月20日（土）
午後1時30分受付開始
午後2時00分～午後5時30分
会 場：帝国ホテル東京 本館2階「孔雀の間」
〒100-8558 東京都千代田区内幸町1-1-1
JR有楽町駅より徒歩5分、地下鉄日比谷駅直結
※駐車場完備（3時間まで無料）
■ プログラム
14:00-14:10 開会挨拶 代表取締役社長 田中太郎
14:10-14:40 会社概要・沿革 総務部長 佐藤次郎
14:40-15:20 事業部門紹介 各事業部長
・エネルギー事業部
・機械・インフラ事業部
・化学品・電子材料事業部
15:20-15:35 休憩（コーヒーブレイク）
15:35-16:05 財務状況・業績 経理部長 山田花子
16:05-16:35 今後の成長戦略 企画部長 鈴木一郎
16:35-17:15 質疑応答・個別相談
17:15-17:30 閉会挨拶・記念撮影
■ 配布資料
・会社案内パンフレット
・事業部門別詳細資料
・財務諸表（過去3年分）
・中期経営計画書
・CSR活動報告書
■ 参加要項
服 装：ビジネススーツ
持参物：名刺（複数枚）、筆記用具、印鑑
※資料はすべてご用意いたします
■ 特典・サービス
・交通費：一律5,000円支給（印鑑持参必須）
・懇親会：説明会終了後、同会場にて立食パーティー（無料）
・記念品：弊社オリジナルビジネスグッズセット贈呈
■ 申込方法
参加ご希望の方は、7月15日（月）までに下記まで
・お名前
・ご所属・役職
・連絡先（電話・メール）
・参加人数
をお知らせください。
※定員50名に達し次第、締切とさせていただきます
■ お申込み・お問い合わせ
株式会社○○商事 総務部 企画課
担当：佐藤次郎
〒100-0001 東京都千代田区○○町1-1-1
TEL：03-0000-0000（平日9:00-17:00）
FAX：03-0000-0001
Email：info@company.co.jp
■ 注意事項
・当日は受付にて本案内状をご提示ください
・駐車場をご利用の場合は、事前にお申し出ください
・体調不良の際は無理をなさらず、ご連絡ください
・写真撮影を行います（広報活動に使用予定）
貴重なお時間をいただき恐縮ですが、
弊社をより深くご理解いただく機会として、
ぜひご参加賜りますよう心よりお願い申し上げます。
皆様のご来場を心よりお待ちしております。
敬具
令和6年6月10日
株式会社○○商事
代表取締役社長 田中太郎 ㊞【避けるべき悪い例】
会社説明会やります。
来週土曜日、2時から。
場所はホテル。
来てください。対象別・業界別のバリエーション
取引先・パートナー企業向け
既存取引先への案内
- 長期的な取引関係への感謝表現
- 協力関係強化の目的明記
- 今後の事業展開での連携可能性
- 個別相談時間の充実
新規開拓先への案内
- 会社の信頼性・実績の強調
- 具体的なメリット・価値提案
- 業界での位置づけ・優位性
- 丁寧な自己紹介・会社紹介
投資家・金融機関向け
機関投資家向け説明会
- IRスケジュールとの整合性
- 財務データの詳細開示
- 成長戦略・リスク要因の説明
- 質疑応答時間の十分な確保
地域金融機関向け
- 地域貢献・地域密着の姿勢
- 地元雇用・経済への貢献
- 安定性・継続性の強調
- 地域ニーズへの対応力
採用関連説明会
新卒採用説明会
- 若い世代に響く表現・内容
- キャリア形成・成長機会の提示
- 社風・企業文化の紹介
- 先輩社員との交流機会
中途採用説明会
- 即戦力としての期待と支援
- 転職者へのサポート体制
- 専門性を活かせる環境
- 待遇・福利厚生の詳細
業界別の特色
製造業の場合
- 工場見学の実施
- 技術力・品質管理体制
- 安全性・環境配慮への取組
- 生産現場の紹介
IT・技術系企業
- 最新技術動向への対応
- イノベーション創出力
- デジタル化推進事例
- 技術者の成長環境
サービス業
- 顧客満足度・サービス品質
- ホスピタリティの重視
- 人材育成・研修制度
- 顧客との関係構築力
法的・実務的な留意点
金融商品取引法への対応
上場企業の場合
- インサイダー情報の適切な管理
- 公平な情報開示の確保
- IR活動との整合性
- 証券取引所規則の遵守
個人情報保護
参加者情報の管理
- 個人情報取得の目的明示
- 利用範囲の明確化
- 適切な管理・廃棄方法
- 第三者提供の制限
営業秘密・機密情報
企業情報の取扱い
- 開示情報の範囲設定
- 秘密保持契約の検討
- 競合他社への配慮
- 情報漏洩防止対策
景品表示法への配慮
記念品・特典提供時
- 過大な景品の回避
- 誤解を招く表現の禁止
- 公正な競争の確保
- 適正な価値の記念品選択
使用タイミングと注意事項
適切な開催・案内時期
定期説明会の場合
- 決算発表後：業績説明を含む場合
- 中期計画発表時：戦略転換・新事業発表
- 年度初め：新年度方針の説明
案内状送付のタイミング
- 1ヶ月前：初回案内で日程調整
- 2週間前：詳細確定後の正式案内
- 1週間前：最終確認とリマインド
よくある失敗例と対策
失敗例1：説明内容が一方的で退屈
- 対策：双方向コミュニケーションの機会創出
- 質疑応答時間の充実
- 参加者のニーズ事前調査
失敗例2：時間配分が不適切
- 対策：各セクションの時間設定を明確化
- バッファタイムの確保
- 進行管理者の配置
失敗例3：会場設備・音響の不備
- 対策：事前の会場確認・リハーサル
- 機材の事前テスト
- 予備機材の準備
失敗例4：参加者フォローアップ不足
- 対策：説明会後の個別面談設定
- 追加資料の提供
- 定期的な情報発信
参加者の関心事による調整
財務・投資重視の参加者
- 数値データの詳細説明
- 収益性・成長性の分析
- リスク要因の透明な開示
- 競合比較データの提示
事業・技術重視の参加者
- 技術力・ノウハウの紹介
- 事業戦略の詳細説明
- イノベーション事例
- 将来技術への取組
開催時期・季節による配慮
年度末・期初の開催
- 決算説明・業績報告中心
- 新年度方針の発表
- 目標・計画の共有
中間期の開催
- 進捗状況の中間報告
- 市場環境の変化対応
- 戦略修正・調整内容
これらのポイントを押さえることで、参加者にとって価値のある情報を提供し、良好な関係構築につながる効果的な会社説明会案内状を作成できます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
