断り状（新規取引申し込み）の書式テンプレートです。申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。
申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。
書き方の注意点
- まず冒頭で申し込みへのお礼を述べます。
- 明確に断ります。あいまいな表現は誤解を招きます。
- 断る理由を明記しますが、場合によっては角が立たない理由を創作します。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶とお礼
- 時候の挨拶で書き出し、相手の健康や繁栄を祈り、さらに提案に対する感謝の意を表します。
- 例文：「拝復 時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」
- 提案内容の確認と感謝の表明
- 相手の提案内容を確認し、検討したことを伝えた上で、提案に対して感謝の言葉を述べます。
- 例文：「去る令和○年○○月○○日に、貴社よりご提案頂いておりました○○○○○○○についてのお取り組みの件ですが、社内で検討させて頂きました。」
- 断りの理由の説明
- 相手に対して断りの理由を明確に伝えます。具体的な状況（事業売却計画など）を説明し、理解を求めます。
- 例文：「実は、先月より○○○○○○○事業を売却する計画を進めており、具体的な条件につきましてもお話を進めさせて頂いている段階でございます。」
- 相手に迷惑をかけないための配慮
- 新規取引を開始することで相手に迷惑をかけることを考慮し、あえて取引を見送る姿勢を示します。
- 例文：「新規にお取引を開始させていただいても、貴社にご迷惑をおかけすることは明らかなことでございます。」
- 将来的な協力の意図を示す
- 今後別の機会で協力できることがあれば対応する意向を伝え、関係性を維持しようとする姿勢を示します。
- 例文：「またの機会で貴社のお役に立てるようなことがございましたら、ぜひご協力させて頂ければと存じます。」
- 謝罪と理解を求める
- 最後に、今回の決定に対しての謝罪と、事情を理解してもらえるようお願いし、丁寧に締めくくります。
- 例文：「この度はご迷惑をおかけ致しましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、当社の事情をご賢察の上、ご了承頂きます様お願い申し上げます。」
補足的なポイント
- 誠意を持って対応： 相手に対して、誠実さを示すために丁寧な言葉遣いや、将来的な協力の意向を伝えることが大切です。
- 配慮した断り方： 断る際には、相手に対する配慮を示し、できるだけ円滑に断る姿勢を強調します。
これらのポイントを押さえることで、相手に対して敬意を保ちながら、礼儀正しく断りの意思を伝えることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
