断り状（値引き）の書式テンプレートです。申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。
申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。
書き方の注意点
- 値引き要求を断るときは、できるだけ筋が通った理由を用意したいものです。
- できる限りの努力はしたという姿勢を伝えるようにします。
- 意向に添えないことを心から詫びます。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶
- 冒頭では、時候の挨拶を述べ、相手の健康や繁栄を祈りつつ、礼儀正しい印象を与えることが重要です。
- 例文：「拝啓 時下ますますご健勝のことと存じます。」
- 要請に対する感謝と確認
- 相手からの要請内容をしっかりと確認したことを示し、相手の要望を受け取ったことへの感謝の気持ちを表します。
- 例文：「さて、先日貴社より○○○○のお値引きについてご要請いただきました。」
- 値引きできない理由を明確に説明
- 値引きができない理由を丁寧に説明し、相手に納得してもらえるよう配慮します。具体的な事情を挙げることも大切ですが、簡潔にまとめます。
- 例文：「貴社の値下げ要請は、弊社としても納得できることではなく、諸事情を考慮しても、ご期待に添うことはできかねます。」
- 理解を求める
- 相手に理解を求める表現を使用し、配慮ある断り方を心掛けます。
- 例文：「何卒、あらかじめご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。」
- 簡潔な締めの挨拶
- 最後に、書面での通知であることを伝え、改めて相手の理解をお願いする丁寧な締めの挨拶を行います。
- 例文：「まずは取り急ぎ書面をもちまして、ご賢察のほどお願い申し上げます。」
補足的なポイント
- 相手への配慮： 要請を断る際にも、相手の立場に対して最大限の配慮をし、丁寧に断りの意図を伝えます。
- 丁寧な言葉遣い： 断る際にも、冷たくならないように、丁寧な表現を使用して相手に失礼がないよう心掛けることが重要です。
これらのポイントを押さえて、礼儀正しく、相手の理解を得やすい断り状を作成することができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
