断り状（セミナーへのお申し込み）の書式テンプレート（Word・ワード）

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申し出を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。

申し込みに対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。

書き方の注意点

関係を壊さぬよう配慮して断ります。
無為な詮索や同情は慎みます。
役に立ちたいが、事情が許さないという形にするのがよいでしょう。
断る理由を簡潔に伝えます。

丁寧な挨拶と感謝の言葉
- 文章の冒頭で、日頃からのサポートや申し込みに対する感謝を表現します。
- 例文：「拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。」
申し込み内容の確認
- 申し込みを受領したことを確認し、その内容に対して感謝を示します。
- 例文：「この度、弊社主催のセミナーへ参加お申し込みを頂いた件につきまして、確かに弊社にて確認させて頂きました。」
申し込みを断る理由を明確に伝える
- 相手に理由を明確かつ丁寧に伝えることで、理解を求めます。例えば、定員オーバーなどの具体的な理由を説明します。
- 例文：「お申し込み頂いたセミナーは、定員の100名様に達してしまったため、お断りせざるを得ません。」
相手に対する謝罪と理解を求める
- 申し込みが受けられなかったことに対して謝罪をし、相手の理解をお願いする表現を使います。
- 例文：「ご迷惑をおかけ致しまして申し訳ございませんが、何卒事情ご賢察のうえ、ご了承下さいますよう、お願い申し上げます。」
代替案や次回の案内
- 今回参加できないことに対して代替案（別日程のセミナーなど）を提示することで、相手に次回の機会を提供します。
- 例文：「今回お申し込み頂いたセミナーで大変なご好評を頂いておりますので、別日程にて開催させていただくことが決定いたしましたので併せてご案内申し上げます。」
締めの挨拶と再度のお願い
- 最後に丁寧な締めの挨拶を行い、相手の参加を再度お願いすることも大切です。
- 例文：「ご都合がよろしければ、ぜひご参加賜りますよう、伏してお願い申し上げます。」
セミナーの詳細情報
- 代替のセミナー日程や場所、費用などの詳細情報を記載し、申し込み方法も併せて案内します。
- 例文：「セミナー追加日程のご案内」