断り状（ご注文）の書式テンプレート（Word・ワード）

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申し出や依頼を受けたとき、その期待に沿えないことを伝える文書です。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。

申し込みや依頼に対して検討時間が必要ですが、できる限り早く回答をすることが重要な基本姿勢です。曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。

書き方の注意点

関係を壊さぬよう配慮して断ります。
無為な詮索や同情は慎みます。
役に立ちたいが、事情が許さないという形にするのがよいでしょう。
断る理由を簡潔に伝えます。

書き方のポイント

丁寧な挨拶と感謝の表明
- 冒頭で、時候の挨拶を述べ、普段の関係に感謝します。これにより、相手に対する誠実な姿勢を示すことができます。
- 例文：「拝啓　初夏の候、ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、ありがとうございます。」
ご注文を受領したことの確認と感謝
- 具体的に、相手の注文を確認したことと、その注文に対する感謝を表明します。
- 例文：「この度は、弊社製品をご注文頂き誠にありがとうございます。」
注文に応じられない理由の明示
- 受けた注文に対して対応できない理由（例えば、在庫切れなど）を明確に説明し、相手に理解を求めます。
- 例文：「ご注文頂きました○○は、発売以来予想以上の好評のため品切れとなりましたので、誠に残念ながらご希望に副えることができません。」
今後の対応についての提案
- 例えば、入荷予定日などを示し、相手が再度注文できる機会を提案します。これにより、顧客への配慮を示すことができます。
- 例文：「○月には入荷の見込みでございますので、入荷次第ご通知申し上げます。その節は改めてご注文頂けますようお願い致します。」
簡潔な締めの挨拶
- 最後に略儀ながらの形でお詫びやお願いを述べ、礼儀正しく締めくくります。
- 例文：「まずは、略儀ながらお願い申し上げます。」
商品情報の詳細提示
- 商品の具体的な在庫状況や入荷予定を記載し、今後の対応に必要な情報を明確に提示します。
- 例文：「ご注文商品：○○○」「在庫状況：欠品中」「入荷予定：○月中旬予定」