挨拶状（転出）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方のポイント
1. 冒頭の挨拶
- 時候の挨拶の活用: 送付時期に応じた季節感のある挨拶を選択
- 相手の繁栄への言及: 「ますますご清栄」「ご隆昌」など、相手企業の状況に応じた表現
- 日頃の感謝: これまでのお付き合いとご支援に対する深い感謝の表現
- 協力関係への感謝: 具体的な協力内容や成果への言及
2. 転出の報告
- 正確な異動日付: 発令日と実際の業務開始日の明記
- 異動先の詳細: 部署名、役職、勤務地等の具体的な情報
- 異動理由の説明: 昇進、キャリア開発、組織改編等の背景
- 業務引き継ぎの状況: 担当業務の適切な引き継ぎ完了の報告
3. 今後の抱負
- 新部署での決意: 新しい職場での貢献への意欲と責任感
- 継続的な協力関係: 部署は変わっても会社として継続する関係性
- スキル活用への意欲: これまでの経験を新部署で活かす決意
- 学習・成長への姿勢: 新しい環境での自己成長への意欲
4. 後任の紹介
- 後任者の正式な情報: 氏名、役職、経歴の簡潔な紹介
- 後任者の能力・特徴: 信頼できる人材としての後任者の紹介
- 引き継ぎの完了: 業務引き継ぎの適切な完了の報告
- 継続的な支援のお願い: 後任者への変わらぬ協力とご指導の依頼
5. 結びの言葉
- 書面での挨拶への配慮: 直接挨拶できないことへのお詫び
- 今後の関係継続への期待: 新部署からも会社として継続する関係性
- 相手の発展祈願: 相手企業・担当者の今後の発展を祈る言葉
- 感謝の再確認: 改めてこれまでの支援への感謝を表明
6. 会社情報と日付
- 正式な日付: 挨拶状作成日または送付日の明記
- 会社名・部署名: 現在の所属（転出前）の正式名称
- 個人情報: 氏名、役職の正確な記載
- 連絡先情報: 必要に応じて新しい連絡先の案内
具体的な記入例
【部署異動の例】
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、私こと○○は、来る○月○日付をもちまして、
人事異動により○○部から△△部へ転出することに
なりました。
○○部在籍中は、皆様から多大なるご支援とご協力を
いただき、おかげさまで多くの貴重な経験を積むことが
できました。心より感謝申し上げております。
新部署におきましても、これまでの経験を活かし、
微力ながら一層社業の発展に貢献できるよう
精進してまいる所存でございます。
なお、後任には○○が就任いたします。
私同様、ご指導ご鞭撻を賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いを賜りますとともに、
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
○○株式会社 ○○部
○○ ○○【転勤の例】
拝啓 ○○の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
この度、○月○日付で○○支店へ転勤することと
なりました。
こちらに赴任してから○年間、皆様には大変お世話になり、
数多くのプロジェクトを通じて貴重な経験をさせて
いただきました。
○○支店におきましても、こちらで培った経験を
活かし、新たな地域でのお客様サービス向上に
努めてまいります。
後任の○○部長○○につきましては、○○の分野で
豊富な経験を持つ優秀な人材でございます。
私以上にお役に立てるものと確信しております。
遠方からではございますが、今後とも末永く
ご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具【昇進に伴う転出の例】
拝啓 新緑の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご支援を賜り、心より感謝申し上げております。
この度、○月○日付で本社○○部長に昇進し、
現在の○○課から転出することとなりました。
○○課在籍の○年間は、皆様のご協力により
多くの成果を上げることができ、私自身も
大きく成長させていただきました。
本社では、より広い視野から事業の発展に
貢献できるよう、全力で取り組んでまいります。
後任の○○課長○○は、技術・人格ともに
優れた人材であり、皆様にご満足いただける
仕事をしてくれるものと確信しております。
今後とも会社として、より一層のサービス向上に
努めてまいりますので、変わらぬご指導を
賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具【避けるべき例】
異動になりました。
後任は○○です。
今後ともよろしくお願いします。※感謝の表現不足、具体性の欠如、敬語の不適切な使用
法的・実務的な留意点
人事異動に関する留意点
- 守秘義務の継続: 前部署で知り得た機密情報の適切な管理
- 契約関係の整理: 個人名義の契約や責任の適切な移管
- 権限の移譲: 決裁権限や代表権限の適切な引き継ぎ
- 顧客情報の取り扱い: 個人情報保護法に基づく適切な情報管理
業務引き継ぎの確実性
- 文書による引き継ぎ: 口頭だけでなく文書による詳細な引き継ぎ
- 顧客への事前説明: 重要顧客への個別の事前説明と後任紹介
- 進行中案件の整理: 継続中のプロジェクトの責任関係明確化
- システム・ツールの移管: 各種アカウントやツールの適切な移管
コンプライアンス
- 利益相反の回避: 新旧部署間での利益相反関係の確認
- 情報管理: 部署移動に伴う情報アクセス権限の適切な変更
- 取引関係: 個人的関係と業務関係の適切な区別
使用タイミングと注意事項
適切な送付タイミング
- 発令後すぐ: 人事発令後1週間以内の送付
- 引き継ぎ完了後: 業務引き継ぎが完了してからの送付
- 新任者紹介と同時: 後任者の紹介と同タイミングでの送付
異動パターン別の配慮
- 昇進異動: 昇進への祝福を期待する表現は控えめに
- 左遷的異動: 前向きな表現で今後への意欲を強調
- 転勤: 地域性や距離感への配慮
- 出向・転籍: 所属会社の変更有無の明確化
送付対象の選定
- 直接の取引先: 日常的に業務でやり取りしている企業・担当者
- 重要顧客: 売上や関係性において重要な顧客
- 協力会社: プロジェクトパートナーや外注先
- 社内関係者: 他部署の関連部門担当者
よくある失敗例と対策
- 後任者情報の不備: 後任者の正確な情報確認と事前調整
- 引き継ぎ不足: 十分な引き継ぎ期間の確保と詳細な引き継ぎ書作成
- 顧客への説明不足: 重要顧客への個別説明機会の設定
- 時期の不適切: 相手の繁忙期や重要な時期への配慮不足
段階別チェックリスト
異動決定段階（発令前）
- 異動の正式決定と詳細確認
- 引き継ぎ計画の策定
- 重要顧客への事前相談
- 挨拶状送付先リストの作成
準備段階（発令後）
- 正式な引き継ぎ書の作成
- 後任者との詳細な引き継ぎ実施
- 挨拶状の原稿作成と校正
- 顧客への個別説明スケジュール調整
実施段階（異動直前）
- 挨拶状の印刷と発送
- 重要顧客への直接挨拶
- 後任者との顧客同行訪問
- 最終的な業務整理と確認
異動後フォロー段階
- 挨拶状への反応確認
- 引き継ぎ不備の確認と対応
- 新部署からの継続的な関係維持
- 必要に応じた追加フォロー
注意喚起
特に注意すべきポイント
- 機密情報の適切な管理: 前部署の機密情報の新部署への持ち込み禁止
- 後任者への十分な引き継ぎ: 顧客に迷惑をかけない完璧な引き継ぎ
- 個人的関係と業務関係の区別: 適切な距離感の維持
- 会社の代表としての自覚: 個人の異動でも会社の信頼に関わる認識
時期的配慮
- 相手の繁忙期への配慮: 相手企業の決算期や繁忙期を避けた告知
- プロジェクトの節目: 進行中プロジェクトの区切りでの異動発表
- 季節的要因: 年度末・年度始め等の人事異動時期への配慮
長期的視点での注意
- 信頼関係の継続: 個人的信頼関係を会社の信頼関係に昇華
- 将来的な協力関係: 異動後も会社間取引での協力継続
- キャリア発展: 異動を成長機会として前向きに表現
これらのポイントを押さえた挨拶状を作成することで、転出という変化を適切に関係者に伝え、後任者への円滑な業務移管と継続的な良好関係の維持を実現することができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
